Perusasiat kuntoon ja katse kannattavuuteen – Kolmen kohdan lista

January 24, 2012 by Leave a comment

Sopimustenhallinnassa monet epäonnistuvat, vaikka perusasiat saa kuntoon aika pienellä vaivalla. Ja samalla stressitasot lähtevät laskuun.

Vuosi 2012 alkoi ainakin pörssissä varsin vauhdikkaasti. Operatiivisesti tämä vuosi on varmasti vähintäänkin yhtä haasteellinen kuin edellinen.

Käytännön toimet kannattavuuden nostamiseksi ovat kuitenkin varsin yksinkertaiset:

Täytyy myydä suuremmalla hinnalla kuin tuottaa palveluitaan.

Tähän kaavaan on olemassa yksinkertaiset rakennuspalikat, joita oikeaoppinen sopimustenhallinta osaltaan varmistaa.

Kolmen kohdan listani on seuraava:

  1. Perusjutut (ilman näitä liiketoiminta voi jopa pysähtyä)
    Pidä huolta, että liiketoiminnan perussopimukset ovat hallussa. Näitä ovat mm. kiinteistöihin liittyvät sopimukset; vuokra, siivous, vartionti yms. Jos toimit vaikkapa ravintolaliiketoiminnassa tähän listaan tulevat mukaan myös anniskelu- ja jatkoaikasopimukset. Näiden sopimuksien päivämääriä et halua unohtaa!
  2. Rahakysymykset ja riskienhallinta
    Leasingsopimukset ovat yksi ehkä tyypillisin sopimuskategoria, joissa vahinkoja sattuu tämän tästä ja kassa vuotaa suotta – unohdusten vuoksi. Myös tilaajan vastuu alihankintaketjusta, esimerkiksi henkilöstövuokrauksen yhteydessä, on tärkeää mahdollisten veroseuraamusten kannalta.
  3. Paremman kannattavuuden varmistaminen
    Erilaiset raaka-aineiden hankintaan liittyvät sopimukset ovat erittäin oleellisia hyvän kannattavuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi ravintola-alalla on tärkeää varmistaa, että myytävää on oikealla hetkellä oikeaan aikaan. Muutama viikko sitten tästä olikin uutinen, jossa oli hankittu pilaantunutta kebab-lihaa. Toivottavasti oli edes sopimukset kunnossa.

Kohdat 1+2+3 = vähemmän stressiä ja enemmän aikaa kehittää liiketoimintaa – ja samalla satsaat parempaan kannattavuuteen.

Nykyaikainen sopimustenhallintapalvelu ei vaadi raskasta käyttöönttoprojektia vaan on nopeasti käytössä. Sen avulla varmistetaan, että sopimuksilla on vastuuhenkilöt ja se hälyttää automaattisesti heitä kun sen aika on. Lisäksi hakutoiminnallisuudet varmistavat, että sopimukset löytyvät helposti ja että läpinäkyvyys koko organisaation tasolla on hyvä.

Muista myös mahdolliset yritysjärjestelytilanteet ja Due Diligence -prosessi, jolloin asianmukaisesti hallinnoidut sopimukset nousevat arvoon arvaamattomaan.

Näillä eväillä kohti parempaa kannattavuutta vuodelle 2012!

–Marko

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:
Meillä on niin vähän sopimuksia
Miten sopimustenhallinta auttaa kiristyvässä taloustilanteessa

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , ,

Test Yourself: Five Questions about Contract Management

January 20, 2012 by Leave a comment

Well-managed contract base is like a good set of tools, easily available when you need them.

After the refreshing summer break, the month of August feels like a new beginning. The batteries are fully charged and our mind is open to new ideas. As we return to work, many of us are cleaning ours desks, going through the mountain of emails in our inboxes constantly dreading to find out what we have missed and preparing to-do sheets for the month ahead. The same as ever!

But this time let’s begin things a bit differently, I have a suggestion for you – add one more item to your task list (before you fret, hear me out) take a quick test on your organization’s contract management status. It is rather easy; ask yourself and your colleagues these five simple questions:

1. Do we have all the necessary contract information we need in our day to day operations, easily available for both our business units and administration team?

Think about it! Wouldn’t it be wonderful that every time you need to review a contract you or someone else in your office doesn’t need to go through pile after pile of folders or sift through the never ending digital paper trail in your company’s Dropbox, finally reaching you after an hour only to be missing critical review points which are on e-mail? Worst of all this contract will more often than not get lost again once you are done with it. We call this the ‘bad circle’ of contract information. So ask yourself and your colleagues is your company still stuck in this ‘bad circle of contract information’?

2. When we face an audit/Due Diligence, how many resources do we end up allocating in order for the exercise to go off smoothly?

For all of us managers out there, ‘Audit days’ are often the most stressful in the year. Often it is a week-long labor intensive process (sometimes even more) which affects not only our work flow but also puts a strain on our personal lives. In case your company falls into the above mentioned category collecting all the information for a due diligence process is undoubtedly one of your worst nightmares as the entire workspace is high jacked in order to complete this one process. As a result the productivity of the company falls dramatically.

3. Have we forgotten way too many important dates lately?

Unless you have a photogenic memory, it’s difficult to remember all the important dates of the contracts you have signed or have worked upon previously. Sure, we have our task managers and other such applications to take care of such dates but they are limited by our own actions. My personal view on this is that it’s not only the important contracts we need to worry about but often the seemingly inconsequential contracts that can end up causing us a big financial loss and embarrassment.

4. Have we recently faced an embarrassing proposition of asking the other contract party to send us the copy of our mutual agreement?

If you have faced this awkward situation more than once than your company quiet literally is playing with fire. Asking fellow parties for a copy of your mutual agreements is not only a very risky proposition but also sets a terrible impression of the company with your partners. It is not wise for any company to be in this space!

5. In the event, when an employee leaves our organization how do we cope with re-allocating the contract related responsibilities that she/he had been handling?

Sadly, a common occurrence in companies worldwide, the more networked an ex employee is within the company’s contract jungle the more distressed his predecessor and fellow colleagues are going to be when covering his seemingly never ending paper trail. All successful organizations have invested considerable amount of money in developing systems to decrypt the company paper trail from the influence of ex employees. Documenting responsibilities and roles of all employees (including past employees) and timely informing them to all stakeholders is the hallmark of good corporate governance.

Did you feel a bit stressed while answering these questions? If you answered ‘yes’ to any of these questions, it’s recommended that you carefully study the contract situation in your organization. In case you answered ‘yes’ to more than one question then, my friend, ‘the shit has hit the fan’ and you probably need to rejig your contract management soon. Finally, if you answered ‘No’ to all the above questions then ‘kudos’ to you and your organization for having a firm grip on your contract situation (you are a rare breed).

Well-managed contract base and easily available contract information not only protects your organization against unwarranted risks but also frees up your time so that you can spend time on activities that really matter instead of collecting documents or stressing over lost information and opportunities. But perhaps the biggest benefit is your improved productivity or ‘personal ROI’.

We at Sopima can help you put your contracts and work life back in order. Try Sopima and bring your contracts to life!

Filed under Contract Management, In English Tagged with , , , , , , , ,

Talous-, hallinto- ja tietohallintojohto sopimusniiloina

January 17, 2012 by Leave a comment

Talous- ja hallintojohtaja, pidä huolta sopimusten toteutumisesta ja minimoi samalla sopimusriskit.

Tietoviikon tietohallintojohdolle suunnatussa artikkelissa ”CIO, oletko ulkoistanut liikaa?” pohdittiin tietohallintojohdon roolia ja tehtäviä ulkoistumisboomissa ja -paineissa.  Artikkeli listaa seitsemän hälytysmerkkiä, jotka ovat signaaleita hallinnan osittaisesta menettämisestä.

Vaikka artikkelin lähestymiskulma onkin ulkoistussopimukset, niin osa pohdinnoista osuu tarkasti myös muiden tukifunktioiden arkeen. Aivan samanlaisia hallinnan paineita kohdistuu tietohallinnon ohella myös talous- ja hallintojohtoon sekä henkilöstövastaaviin. Miten hyvin yksikkösi hankinta- ja yhteistyösopimukset ovat hallussa? Onko sinulla kokonaiskuva vastuullasi olevasta sopimuskannasta?

Tukifunktioiden johto  sopimusniiloina ja paperiarkiston vankeina  

Kun asiaa katsotaan sopimusten hoidon ja hallinnan näkökulmasta, Tietoviikon listan kohdat ”It-johtaja hukkuu paperipinojen alle” ja erityisesti ”It-päättäjistä on tullut sopimusniiloja” osuvat kivuliaasti sopimusten hoitoon yleisesti. Talous- ja hallintojohto sekä tietohallinto & henkilöstöjohto ovat vastuussa yksikkönsä sopimuksista; luonnollisesti niiden tekemisestä ja solmimisesta, mutta myös niiden toteutumisesta.

Laadintavaiheessa käytetään usein lakiammattilaisten apua, mutta allekirjoituksen jälkeen sopimus ja siinä sovitut vastuut ja hyödyt ovat yksikön johdon vastuulla, ja se unohtuu helposti. Tavallista on, että sopimus kaivetaan esiin kun joku kysyy siihen liittyen jotakin, tai vasta kun ’piru on merrassa’.

Sopimuksissa sovitun toteutumisen seuranta ei ole vaikeaa. Sen tulisi olla osa jokapäiväistä bisnestä, sillä se on myös keskeinen osa organisaation riskienhallintaa. Tästä laistetaan usein yksinkertaisesti siksi, että se on hankalaa. Kun sopimustieto on paperiarkistossa, dokumentinhallintajärjestelmän uumenissa tai sähköpostissa, se on usein työlästä löytää.

Tutkimme syksyllä sopimustenhallinnan tilaa Suomessa ja karu todellisuus usemmissa organisaatioissa on se, että tukifunktioissa hallinnosta vastaavat henkilöt tekevät (tai teettävät) valtavan määrän manuaalista työtä, jotta sopimukset olisivat edes jotenkin hanskassa. Tarpeeton paperityö/manuaalinen työ = turhia  kustannuksia ja tiedostamattomia riskejä.

Kolme ehdotusta talous- ja hallintojohdolle sekä tietohallinnolle

  1. Paranna sopimusten toteutumista. Älä unohda sopimusta allekirjoituspäivän jälkeen, vaan panosta sopimuksen toteutumisen seurantaan ja varmistamiseen yhtä paljon kuin sopimuksen laadintaan. Hyödyt ovat tuntuvia.
  2. Tavoittele läpinäkyvyyttä osana sopimusriskien hallintaa. Varmista, että sopimustieto on sitä tarvitsevien kollegoiden saatavilla (vaikka olisit itse poissa toimistolta).
  3. Tarkkaile paljonko omaa työaikaasi tai assistenttisi työaikaa kuluu sopimustietojen etsimiseen (sähköpostista, dokumentinhallintasysteemistä).  Saatat yllättyä.

Sopimusasioiden kuntoon laittaminen on tuottava askel ja myös työpäivän helpottaja henkilökohtaisella tasolla. Se on myös oleellista liiketoiminnalle siinä missä organisaatiosi toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintahankkeetkin. Mutta paljon helpompi rasti.

–Riitta

PS. Mikäli aihe kiinnostaa, katso myös ”Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta”

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish, Tietotyö Tagged with , , , , , , , ,

Johtaja, tee tuottava uudenvuodenlupaus

December 30, 2011 by Leave a comment

Sopimustenhallinta kuntoon ja tuottavuus kattoon!

Sopimusten hoitoa ja hallintaa tehdään lukuisilla tavoilla: puutteellisesti ja tarkasti, ja kaikkea siltä väliltä.

Kansainvälinen sopimustenhallinnan puolueeton toimija IACCM tutkii vuosittain sopimustenhallinnan tilaa ja tehoa.

Tutkimus kertoo muun muassa sen, että noin 20 % kaikista sopimuksista on pysyvästi kateissa. Varsin riskialtis yhtälö, kun ajattelee sitä, että yritystoiminta perustuu 80%:sti sopimuksiin.

Mitä hyötyä on hyvästä sopimusten hallinnasta? IACCM:n puheenjohtaja Tim Cummins kiteyttää asian eleettömästi prosenttilukuina:

“The study suggests that the average corporation could boost its bottom line by almost 10% if it invested in improving the quality of contracting. For many companies – especially those in more complex, project-based industries – the prize could be much higher – perhaps as much as 15%.”

Mikä uskomaton luku: hyvin hoidetuilla ja hallituilla sopimuksilla voidaan saada 10-15 % suoraan viivan alle. Tähän lukuun vaikuttavat sekä sopimuksen syntyyn että sopimuksen toteuttamiseen liittyvät tekijät, kirjoittaa Tim Cummins:

”… it is certainly time for management to take an interest not only in closing contracts, but also ensuring that they deliver expected benefits.  That must surely be a major indicator of the quality of governance.”

En malta olla peilaamatta tätä tutkimustietoa syksyllä tekemäämme SopimusBarometri 2011 –kartoitukseen. Vastaajina olivat suomalaisten yritysten ylin johto sekä talous- ja hallintojohto. Ylimmän johdon lainmukainen sopimusvastuu näkyi kartoituksessa selkeänä kiinnostuksena parempaan sopimusten hoitoon ja sitä kautta riskienhallinnan parantamiseen. Mutta vaikka sopimusasioiden tärkeys ymmärretään, asiaan ei ole vielä ehditty tarttua.

IACCM:n luvut puhuvat vahvasti sen puolesta, että tuottavin uudenvuodenlupaus on suunnata katse organisaation sopimuksiin. Mistä lähteä liikkeelle? Lue ehdotukseni täältä. 

Hyvä sopimusten hoito ja hallinta on asia, jolla suomalaisten organisaatioiden kasvua, kilpailukykyä ja kannattavuutta voidaan tukea varsin pienin ponnistuksin.

Johtaja, tee vuoden tuottavin lupaus!

Erittäin hyvää uutta vuotta 2012!

Aiheeseen liittyvää uuden vuoden lukemista:
Miten hyvä sopimustenhallinta auttaa kiristyvässä taloustilanteessa?
Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , ,

Sopimustenhallinta kuntoon: Kaksi kysymystä Sinulle

December 20, 2011 by Leave a comment

Näkymä Helsingin Kluuvikadulta viime talvena. Huonosti hallussa oleva sopimuskanta on kuin 'fillari hangessa'. Kannattaa kaivaa se esiin.

Laadin aiemmin lyhyen sopimustenhallinnan tilan pikatestin, jossa listasin organisaation sopimuskannan hyvään hoitoon liittyvät viisi avainasiaa – löydät ne täältä.

Vuoden lopuksi innostuin laatimaan vielä yksinkertaisemman testin: kaksi kysymystä sopimustenhallinnasta.

  1. Tiedätkö organisaatiosi sopimusten arvon ja niiden määrän?
  2. Tiedätkö sopimusten vastuuhenkilöt? Tai oikeastaan: tietävätkö he vastuustaan?

Näistä asioista sinun tulisi olla kartalla. Edes jollakin tasolla. Jos vastauksesi kysymyksiin on ’en tiedä’, ’ehkä’, ‘osin’ tai se kuuluisa ’joku muu’ tietää, otat tarpeettomia riskejä. Voisi sanoa, että fillarisi on hautautunut lumen alle ja on mahdotonta polkea eteenpäin!

Alla listattuna vinkkejä ensiaskeliksi, joilla sujuvoitat arkea sopimusten parissa ja samalla pienennät roimasti sopimuksiin liittyviä riskejä.

Kysymykseen 1. auttaa sopimuskannan haltuunotto (edes) perustasolla. Jos edessä on iso savotta, tee asiat vaiheittain, mutta aloita heti. Listaa to-do-listalle ainakin seuraavat tehtävät:

Tehtävä 1. Selvitä mitä erityyppisiä sopimuksia organisaatiossasi on. Toimialasta riippuen sopimustyyppejä voi olla suurikin määrä:

  • Asiakas/myyntipuolella: myyntisopimus, konsulttisopimus, toimeksiantosopimus, jälleenmyyntisopimus, lisenssisopimus ja alihankintasopimus.
  • Tuotannon puolella: ostosopimus, palvelutasosopimus, puitesopimus, jakelusopimus, projektisopimus. 
  • Toiminnan kehitykseen liittyviä sopimuksia: salassapitosopimus, yrityskauppasopimus, rahoitussopimus, Escrow-sopimus, osakassopimus ja yhteistyösopimus. 
  • Toiminnan tukisopimuksia: vakuutussopimus, työsopimus, leasingsopimus, johtajasopimus, vuokrasopimus ja huoltosopimus.

Jo pienenkin sopimusmäärän kanssa voi olla haasteita jos ne ovat kovin hajallaan organisaatiossa eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa sopimuskannasta ja sen arvosta.

Tehtävä 2. Selvitä mitkä yksiköt erityyppisiä sopimuksia tekevät ja minne ne arkistoidaan juuri nyt.

On mahdollista, että osastokohtaisesti sopimukset ovat keskitetysti säilössä, mutta koko organisaation tasolla kokonaiskuvaa ei ole.

Tutkimme syyskuussa suomalaista sopimustenhallintaa ja eräs esille noussut yleinen haaste oli se, että sopimuksilla oli vastuuhenkilö, mutta henkilö ei tiennyt asiasta! SopimusBarometri 2011 -tutkimuksesta selviää myös tavanomaisimmat arkistointitavat. Tekemäämme tutkimukseen voit tutustua täällä.

Tehtävä 3. Selvitä millä resursseilla (esim. harjoittelija) keskeinen sopimustieto olisi mahdollista kerätä eri puolilta organisaatiota.

Tämä vaihe ei ole herkkua, mutta älä anna tämän vaiheen olla pullonkaulana – löydät varmasti resurssin, joka voi auttaa käytännön työssä kunhan olet itse maalannut tavoitetilan selkeästi. Kun saat tämän vaiheen suunniteltua, olet jo pitkällä.

Kysymys 2. ”Onko sopimuksilla vastuuhenkilöt?” on helpompi askel.

Kun sinulla on eri sopimustyypit ja eri osastojen sopimusten käsittely- ja arkistointitavat selvillä, voit vastuuttaa kullekin alueelle/sopimustyypille nimetyt vastuuhenkilöt. Keskeistä on pitää huolta siitä, että vastuu kirjataan ylös ja että ko. henkilö on itse tästä tietoinen.

Anna lahja sekä organisaatiollesi että itsellesi

Hallussa oleva sopimuskanta, sen arvo toimittajittain, asiakkaittain tai muulla sinulle sopivalla jaolla on hyvää tietoa päätöksenteon ja suunnittelun pohjaksi. Myös auditoinnissa tarvitaan tätä tietoa. Kun vielä vastuut ovat selkeitä, niin avot.

Aikaasi ja kaistaa vapautuu sopimusten metsästyksen sijasta muihin tehtäviin, asialla on siis organisaation saamien hyötyjen lisäksi vahva ”personal ROI”. Eli luvassa on myös henkilökohtainen lahja: mielenrauhaa ja vähemmän stressiä!

Rentouttavaa ja stressitöntä Joulunaikaa!

Riitta & Sopiman tiimi

PS. En malta olla mainitsematta, että tämän perusasioiden kuntoon laittamisen voi hoitaa Sopimalla: kaikki sopimukset ja niiden sisältämät sitoumukset ovat keskitetysti käsillä ja raportoitavissa. Lisäksi palvelu muistuttaa automaattisesti vastuuhenkilöitä kun on aika toimia jonkin sopimuksen osalta. Asiat eivät roiku muistin varassa ja sitä rasittamassa.

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , ,

Kaikkivoipa sähköposti

September 21, 2011 by Leave a comment

Monen mielestä on olemassa yksi työkalu, joka sopii kaikkeen – sähköposti.

Jos sinun pitäisi valita yksi ainoa jalkinetyyppi, jota käyttäisit Suomessa vuoden ympäri joka päivä, niin minkä seuraavista valitsisit: rantasandaalit, kumisaappaat, lenkkitossut vai juhlakengät?

Sandaaleissa jäätyy varpaat syyssateella, juhlakengät tärveltyvät rantahiekassa, kumisaappaissa on ikävä tanssia häitä ja lenkkitossut kastuvat läpimäriksi talviloskassa.

Yhtä hyvää vaihtoehtoa ei siis ole. Ainoa vaihtoehto lienee kumisaappaat, joissa jalat pysyvät kuivina syksyn ja talven läpi. Ne ovat siis selkeästi paras vaihtoehto, jos aikoo pysyä terveenä, vaikka ne näyttävät vähän hassuilta juhlissa ja tuppaavat hölskyä jaloissa juoksulenkillä.

Onneksi me voimme valita oikeat jalkineet oikeaan tarkoitukseen. Kyse on siis niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin työkalujen erikoistamisesta. Ihmiset ovat todenneet tämän hyödylliseksi jo tuhansia vuosia sitten. Itse en ainakaan kuori perunoita kirveellä, kun jossain vaiheessa on keksitty paremmin kuorimiseen sopiva terä, eli kuorimaveitsi.

Kommunikaatioevoluution multihuipentuma

Monen mielestä on kuitenkin olemassa yksi työkalu, joka sopii kaikkeen ­– nimittäin sähköposti. Sähköposti on kommunikaatioevoluution multihuipentuma. Kaiken pystyy säilyttämään sähköpostissa, siellä asuvat viestit, tehtävät, muistutukset, sopimukset jne.

Todella monet yritykset käytännössä käyttävät sähköpostia myynnin ohjaukseen, tiedon jakamiseen, sopimusten laatimiseen jne., sen enempää asiaa ajattelematta. Sähköposti vaikuttaa olevan kaikkivoipa! Itse en kuitenkaan jaksa uskoa sen olevan helpoin, edullisin ja paras tapa.

Erikoistuneilla työkaluilla on mahdollista saada merkittävästi parempaa jälkeä fiksummin, nopeammin ja edullisemmin. Ettei olisi nyt käynyt niin, että vertauskuvallisesti istut paraikaa tietokoneesi tai padisi ääressä kumisaappaat jalassa ja ajattelit lounaalla käyttää välineinä haarukkaa ja ehkä kirvestä?

Omakohtainen esimerkki: tein juuri äskettäin salassapitosopimuksen yhden alihankkijamme kanssa. Prosessi vaati 16 sähköpostia, 5 dokumenttiversiota ja 6 henkilöä kahdesta eri firmasta lähettelemään posteja ja liitteitä ristiin rastiin. Mistä ihmeestä voin tietää, kuka on viimeksi hyväksynyt kunkin version tuosta dokumentista ja onko juuri tässä sähköpostissa olevassa liitteessä nyt kaikkien tarpeellisten henkilöiden hyväksyntä? Väitän, ettei se helposti onnistu.

Kyseessä oli onneksi yksinkertainen kahden sivun sopimus, mutta tuonkin aikaansaaminen vaati jo erittäin paljon aikaa ja vaivaa. Kokemuksia on myös paljon monimutkaisemmista sopimuksista, joissa on useita osapuolia ja kymmeniä sivuja. Surullinen fakta on, että sopimusten pyörittelyyn sähköpostilla käytetään aikaa todella paljon.

Tällä hetkellä sähköposti on de facto -tapa neuvotella sopimusten sisällöstä. Olisiko mahdollista kehittää työkalu, joka toimisi nimenomaan helppona ja nopeana sopimusten neuvottelun ja hyväksynnän välineenä?

Uskon, että on. Lähdenkin tästä keskustelemaan tuotekehitystiimimme kanssa aiheesta :)

–Jaan

PS. Jo tehtyjen sopimusten hoitoon ja hallintaan löytyy jo nyt apua – www.sopima.fi

Filed under Pilvipalvelut, Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish, Tietotyö Tagged with , , , , , ,

Sopimustenhallinta ei toimi!

September 7, 2011 by Leave a comment

Sopimustieto osaksi päivittäistä liiketoimintaa – yksinkertaisesti, nopeasti ja helposti. Naulan kantaan.

”Monimutkaisuudesta on tullut itseisarvo”, lataa kauppatieteiden tohtori Teemu Kokko Talouselämä-lehdessä, ja jatkaa:  ”Yksinkertainen ratkaisu voittaa aina monimutkaisen, vaikka hintana olisikin muutaman ”lisäominaisuuden” puuttuminen.”

Tämä sopii loistavasti useimpiin ohjelmistopalveluihin – ja myös sopimustenhallintaan. Otsikon tokaisuun kannusti asiakaskunnasta ja kentältä saatu palaute. Perinteinen lähestymistapa sopimusten haltuunottoon ja hoitoon on aivan liian vaikea ja raskas, eikä hyvä tahto laittaa asia kuntoon riitä.

Monet asiakkaamme ovat kertoneet käyneensä jo kaksi tai kolme taistelua (lue: tietojärjestelmäprojektia) sopimustenhallinnan kuntoon laittamiseksi.

Asiakkaamme Digital Chocolaten Legal Councel Jukka Ilveskoski pohti asiakastilaisuudessamme miksi uudenlainen sujuvaan tiedonjakamiseen perustuva sopimustenhallinta on heille oleellista ja hän kiteytti asian näin:

Sopimuksia ei tehdä pöytälaatikkoon ja/tai sähköpostiin. Pääsy sopimuksen tietoihin on taattava niille, joille se kuuluu – ja on taattava jatkuvuus henkilöistä riippumatta.

Rohkenen ehdottaa sopimusten hoitoon ja hallintaan samaa tapaa kuin nykyaikaisessa uusien työkalujen tukemassa viestinnässä. Unohdetaan sopimustenhallinnan ’piilotettu arkisto’ ja ’sähköpostijumppa’ ja siirrytään vaiheittain tapaan, jossa liiketoiminnassa tarvittava tieto löytyy heti  ja on helppo jakaa kollegoiden ja sopimuskumppaneiden kesken.

Miksi ja miten?

Tähän on useita syitä ja vastauksia. Sopimustenhallinnan asiantuntija Helena Haapio on teoksessa “Yritysten sopimus- ja vastuuketjut” todennut, että  80 % yrityksen toiminnoista perustuu sopimuksiin. Samaan aikaan tutkimus kertoo, että 20 % sopimuksista on pysyvästi kateissa – ja tallessa oleviinkaan ei kaikilla liiketoiminnasta vastaavilla aina ole välitöntä pääsyä. Varsin huono yhtälö liiketoiminnan sujuvuuden ja myös yrityksen riskienhallinnan kannalta.

Lakiammattilaiset pohtivat samoja teemoja, tässä muutama poiminta:

”Verrattuna dokumenttien hallintaan, aito sopimuksenhallinta on väline, jolla vaivalla neuvotelluista sopimuksista ja niiden perusteella harjoitettavasta liiketoiminnasta saadaan tehot irti ja käytetään sopimuksia myös keinona tukea yrityksen strategisia valintoja ja vahvistaa kilpailuetua.”
Lakimies Petteri Günther, Lexia Oy

”Itse uskon, että viiden vuoden kuluttua asianajajan ja asiakkaan välistä tietojenvaihtoa hoidetaan monien rajapintojen yli. Sähköposti on varmasti edelleen tärkeä, mutta rinnalle tulee muita. Ehkä sähköinen sopimusarkisto on yksi polku, jonka kautta asianajotoimisto voi oppia toimimaan asiakkaiden kanssa uusien välineiden kautta.” Asianajaja Samuli Simojoki,  Borenius Oy

Isoja tavoitteita, jotka vaativat, ei vain uusia työkaluja, vaan myös lievää asennemuutosta. Asiaan kannattaa tarttua samantien, sopimustiedon viiveetön hyödyntäminen on yritykselle selkeä kilpailuetu.

Siinä joitakin oivia näkökulmia asiaan. Me kaikki Sopimassa, samoin kuin lakiasiantuntijakumppanimme, haluamme herättää keskustelua helposta sopimisesta. Tavoitteenamme on ’demystifioida’ sopimusten hoito ja hallinta.  Syksyn motoksi ehdotamme: Sopimustieto aidosti osaksi käytännön päivittäistä liiketoimintaa!

Lainaan loppuun vielä tohtori Teemu Kokon sanomaa:

Tulevaisuuden kuluttaja arvostaa yksinkertaisuutta, helppoutta ja nopeutta. Todellista asiakassuuntautuneisuutta on kyky yksinkertaistaa ja tiivistää vaikeita asioita.

Naulan kantaan. Sopimustiedon hallinta tuntuu usein vaikealta, mutta sen ei tarvitse olla sitä.

–Riitta

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish, Tietotyö Tagged with , , , , , , , , , , ,

← Older posts

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.