Yksinkertainen on kaunista myös sopimustenhallinnassa

March 28, 2011 by Leave a comment

Kirjoitin aiemmassa blogikirjoituksessani suomalaisesta sopimustenhallinnasta Joensuun yliopiston tutkimuksen valossa. Sen mukaan suomalaisessa sopimustenhallinnassa on edelleen vahva sisäinen näkökulma – ja sekin hyvin toimintokeskeinen. Erityyppiset sopimukset ’hallitaan’ osastokohtaisesti ja kokonaiskuva puuttuu. Kokonaisuus jää helposti monimuotoiseksi ja monimutkaiseksi.

Kokonaiskuva yrityksen sopimuskannasta tarvitaan – yrityskoosta riippumatta – sillä se tuo tehoja sopimusten tekemiseen (ei tehdä samaa asiaa monta kertaa) ja ennen kaikkea se varmistaa sopimusten onnistuneen toteuttamisen (sopimusarvon hävikin minimointi). Lisäksi monelle yritykselle ns. Due Diligence -kunnossa oleminen (esimerkiksi varmistus siitä, ettei yrityksellä ole piileviä kuluja, vastuita ja sitoumuksia) tuo selkeää lisäarvoa.

Sopimuskaaoksen keskellä urakka voi tuntua suurelta. Mistä aloittaa ja miten edetä? Tilannetta voi helpottaa ja yksinkertaistaa eri tavoin:

  • Sopimusten laatimisen prosessin yksinkertaistaminen ja helpottaminen – CRM- ja ERP-järjestelmät
    ovat usein turhan raskaita sopimustenhallintaan, palveluna asian hoitaa helpommin
  • Sopimustiedon haltuunotto, eli sopimuskannassa olevan sopimustiedon käyttöasteen nostaminen. Näin saadaan sopimustiedot eläväksi osaksi liiketoimintaa eli varmistetaan sopimuksissa sovitun maksimaalinen hyödyntäminen, mm. automaattisten hälytysten avulla

Sopimustiedon haltuunottoon kollegani Marko Ruusinen ehdottaa lääkkeeksi elefantin pilkkomista palasina, eli tietojen haltuunottoa käsillä olevista sopimuksista alkaen.

Hallittua sopimusten tekemistä ja toteuttamista auttavat myös:

  1. Yhteiset sopimuspohjat. Olemassa olevien sopimuspohjien kerääminen yhteen paikkaan (vaikkapa Sopimaan), kaikki uudet sopimukset syntyvät samalle, voimassaolevalle pohjalle. Mikäli uusia pohjia tehdään/teetetään, ne tallennetaan samaan paikkaan, niitä tarvitsevien saataville. Sopimuspohjien kirjava käyttö on riski.
  2. Sopimustiedon helppo tallennus. Sopimuksia syntyy ympäri organisaatiota ja usein tiedot myös jäävät asumaan osastosiiloihin.
  3. Sopimustiedon nopea löytyminen. Keskitetystä sopimustietokannasta tehdyt sopimukset löytyvät helposti, ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on oleellista sopimuksissa sovitun hyödyntämisessä, esim. sovittujen alennusten hyödyntäminen tai myyntiehtojen tarkistaminen.

Markon ehdottamalla sopimussäästämisellä ja yllämainituilla keinoilla pääset jo varsin pitkälle.
Ilman pitkää it-projektia.

Maailmalla hahmotellaan myös sopimusten sisällön yksinkertaistamista. Suositussa TED Talks -sarjassa esiintynyt ’simplicity guru’ Alan Siegel puhuu sopimusten selkeyttämisen ja yksinkertaistamisen puolesta. Hän ottaa asiaan yksittäisen kansalaisen näkökulman ja käyttää esimerkkinä USA:n verolomakkeita ja luottokorttisopimusta.

Tutustu alla olevaan videoon ja Alan Siegelin viiden minuutin mittaiseen sanomaan ”Let’s simplify legal jargon!”

Siegelin esimerkit ovat mielenkiintoisia ja näkisin, että samansuuntainen kehitys ei olisi pahaksi tavanomaisissa liiketoiminnan sopimuksissakaan. Sitä ennen voit tarttua perusasioihin – sopimuspohjiin, helppoon tallennukseen ja sopimustiedon löytämiseen.

Yksinkertainen on kaunista myös sopimustenhallinnassa.

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , ,

Ollaan aina ennenkin pärjätty näin – ja näitä sopimuksia on kuitenkin niin vähän

March 22, 2011 by Leave a comment

Otan tässä kirjoituksessa kierroksen henkilökohtaisen kautta ammatilliseen elämään ja sopimustenhallintaan.

Tunnustan aina silloin tällöin turhautuvani. En ole erityisen kärsivällinen ja pitkäjänteinen ihminen. Elän koko lailla hetkessä, asioiden pitäisi olla hoidossa jo eilen tai viimeistään tänään. Potentiaalisten asiakkaideni rauhallinen harkinta – joka kestää toisinaan jopa vuosia – tuntuu siksi minusta joskus turhauttavalta, olisihan minulla aivan erinomainen ratkaisu heidän ongelmiinsa (josta he tosin eivät vaikuta olevan kovin tietoisia).

Viimeisen kuluneen vuoden aikana olen joutunut kahdesti tapaturmaan, joiden seurauksena oma asenteeni on muuttunut merkittävästi ymmärtäväisemmäksi asiakkaitani kohtaan.

Ennen olin haavoittumaton. Kokonaiset 18 vuotta ennätin käydä punttisalilla ilman ainuttakaan merkittävää vammaa. Minua ei myöskään koskaan ollut leikattu, eikä yksikään luuni ollut murtunut. Uhrasin hyvin vähän, jos lainkaan, ajatuksia vapaa-ajan tapaturmavakuuksiin.

Sattumalta (ja onnekseni) yrityksemme oli kuitenkin heti perustamishetkellä hankkinut avainhenkilöillemme kattavan vapaa-ajan vakuutuksen, joka kattoi urheilutapaturmatkin. Ymmärrykseni haavoittumattomuudestani alkoi muuttua ensimmäisen kerran vappuna 2010, jolloin mursin nilkkani. Nilkka murtui tanssilattialla, joten jo itse tapahtumassa oli eeppisiä piirteitä. Nilkutin kolme päivää murtuneella nilkalla, kunnes ystäväni saivat minut painostettua ortopedin pakeille ja lääkärin määräys oli tuolla kertaa 8 viikkoa kepeillä jalka kipsattuna. Vakuutus kattoi erikoislääkärikäynnit ja muut olennaiset kulut.

Toinen, tällä kertaa isompi, muistutus omasta haavoittuvuudesta tapahtui salilla hiljattain. Palattuani joululomalta kuntosaliharrastus muuttui kilpailuhenkiseksi yliyrittämiseksi. Kävin tammikuussa salilla lähes joka päivä ja lepopäivät jäivät vähiin. Kun sitten erään treenin aikana innostuin pitkästä aikaa tekemään penkkiä, se kymmenes toisto 100 kilolla repi tuntuvasti jotakin rikki rintalihaksesta. Jälkeenpäin voi todeta, että tammikuun liian vähäiset lepopäivät ja liian vähän venyttelyä ja verryttelyä ennen raskasta harjoitusta– ja huomasin käyväni neljällä eri lääkärillä, joista urheilulääkäri totesi vamman vakavuuden (rintalihaksen alempi kiinnitys revennyt olkavarresta) ja passitti leikkaukseen.Leikkauksen jälkeen käteni oli kolme viikkoa kantositeessä ja edessä on yhä neljä kuukautta toipumista, ennen kuin harjoittelun voi täysipainoisesti aloittaa uudelleen.

Tälläkin kertaa vakuutus pelasti tilanteen. Saatoin saada parasta hoitoa vammaani ja olla varma, että asiat hoituvat niin kuin pitää. Toki opin nyt viimeistään, että en enää koskaan tingi harjoituksen ja levon välisestä oikeasta suhteesta, venyttelystä ja kuuntelen muutenkin paremmin kehoani.

Ymmärrän nyt, että sopimusten kanssa on aivan sama juttu. Niin kauan kun mitään sopimushäslinkiä – tai suurempaa katastrofia – ei ole sattunut, on perin vaikeaa keskittyä sopimustenhallinnan kuntoon laittamiseen. Kun jotakin sen sijaan on sattunut ja vahingolla (esim. eräpäivästä myöhästymisellä) on hintansa, konkretia on helpompi hahmottaa ja riittävät resurssit allokoidaan parempaan hallintaan siirtymiseksi.

Ymmärrän, että olemme inhimillisiä. Totuutemme on tämän hetkinen käsityksemme olevasta, ja jos jotakin muuta yllättävää sattuu, käsityksemme laajenee. Toivottavasti monet oppivat vähemmän kantapään kautta kuin minä.

Hyvä sopimustenhallinta on kuin kunnossa oleva vakuutus.

–Timo

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , ,

Voiko omaan serveriin luottaa?

March 15, 2011 by Leave a comment

Onhan se ruma, mutta se on oma.

Yleensä kysytään Voiko pilveen luottaa? – minusta otsikon kysymys on ihan yhtä tärkeä. Pilvipalvelut nähdään yrityksissä turhan usein ainoastaan riskinä. Omia tietoja ei uskalleta siirtää pois omasta ’täydellisestä’ hallinnasta. Pilvi on vaarallinen paikka ja oma serveri on turvallinen. Väärin. Oma serveri on oma serveri. Pilvi on pilvi.

En malta olla vertailematta omia palvelimia ja käytäntöjä pilvitarjontaan. Lähetetäänkö sopimuksia salaamattomina sähköpostilla ulos yrityksestäsi? Miten sopimukset on suojattu fyysisesti ja teknisesti? Kuka näkee sopimukset? Rohkenen väittää, että nykyinen pilvitarjonta ratkaisee suuren osan näistä ongelmista.

TOP3 väittämää pilvipalvelun tietoturvasta

Väittämä 1. Internetissä on aina joku hyökkäämässä pilveen.
Siksi pilvi on uhka.

Ehkä. Mutta onko sinun serverisi netissä? Jos on, niin tervetuloa kerhoon. Mitä teillä tehdään asian eteen? Ja totean samaan hengenvetoon, että palomuuri ei ole riittävä vastaus. Jos serveri ei ole netissä, niin mitä ihmettä se komerossa tekee? Ota tieto käyttöön, sillä tallennetut gigatavut eivät tuo tulosta vaan tiedon hyötykäyttö. Pilvipalveluiden ylläpitäjät tarkkailevat logeja ja liikennettä etsien hälyttäviä merkkejä. Kuka lukee sinun logiasi?

Väittämä 2. Pilvipalveluissa joku muu voi päästä käsiksi minun tietoihini. Siksi pilvi on vaarallinen.

Piilossa oman serverihuoneen kulmassa olen turvassa. Väärin. Se, että jättää lompakon takapihalle piiloon ei ole yhtä turvallista kuin pistää se Nordean tallelokeroon. Vanhat käyttöoikeudet ja jaetut tunnukset kasvattavat tietosi halutessaan näkevien määrää. Pilvipalveluiden maksulliset tunnukset muistuttavat tarpeettomien oikeuksien peruuttamisesta jokaisen laskun yhteydessä. Käyttöoikeuksien lisäksi pilvipalvelut tuovat paremman fyysisen turvan. Kuka korvaa jos joku vie sinun serverisi? Luonnollisesti on hyvä tarkistaa onko pilvitarjoajasi palvelimet oikeasti turvassa? Vastausta etsiessä kannattaa lukaista Pasi Mäkisen pilvikysymykset.

Väittämä 3. Kun netti ei toimi, pilvipalvelut voivat olla tunteja kadoksissa. Siksi pilvi ei ole luotettava.

Jos netti on alhaalla, niin toimiiko sinun palvelusi asiakkaillesi tai itsellesi? Pilvipalveluista et todennäköisesti saa korvausta menetetystä ajasta, mutta saatko jos serverit ovat omia? Todennäköisesti et ja kaupanpäälle joku organisaatiostasi joutuu keskeyttämään tuottavan työn ja korjaamaan tai selvittämään virheen.

Ota pää pois tyynyjen alta ja suuntaa katseesi kohti lähintä pilveä.

Eli et voi vain todeta, että oma serveri on turvallisempi.

Väitän, että näin ei ole sinunkaan kohdallasi. Jos olin väärässä, niin voit puhista tyytyväisyyttä hyvin hoidetusta asiasta. Toisaalta onko tämä juuri se asia mikä tuo lisäarvoa yrityksellesi? Entä jos käyttäisit osan sisäisistä tietoturvaponnisteluistasi uuden liikeidean kehittelyyn.

Lopuksi varoituksen sana. Pilvi ei ole maailman turvallisin ympäristö, mutta väitän, että se on huimasti turvallisempi kuin ns. normi ekstranettiviritys.

Haastan tutkimaan Azuren tietoturvalupauksen ja vertaamaan sitä oman yrityksesi käytäntöön. Saatat yllättyä. Enkä lupaa, että yllätyt positiivisesti.

Filed under Pilvipalvelut, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , ,

Can You Trust Your Own Servers?

March 15, 2011 by Leave a comment

Yes, it's ugly, but it's my own!

Can I trust Cloud Services? A very common question nowadays. In my opinion the question in the headline is as relevant. Very often cloud services are seen as only a potential risk, and the benefits are forgotten. The company data is kept tightly in in-premise servers, with a perfect control. A common thought goes like this: Cloud is a dangerous place and my own servers are safe, of course.  Wrong. Your own server is your own server. Cloud is cloud. Let me explain.

Let me compare these two ways in the contract management context, on-premise servers and practices to cloud offerings. Is your organization sending contract drafts and contracts via unencrypted e-mail to your business partners? How are your contracts protected, both physically and technically? Who can see the contents of agreements? I dare to claim that the current cloud services solve most of these problems.

TOP3 Cloud Service Myths

Myth 1. On the Internet there is always someone attacking the Cloud. Therefore, the cloud is a threat.

Maybe. But I’d like to ask you if your servers are connected to the Internet? If so, welcome to the club. I hope you have done something about it. Additionally, I would like to say that the firewall is not a sufficient answer to this. If the server is not online, so what the heck it’s worth for ‘in the closet’? The organization must be able to utilize the stored information, as the Gigabytes will not bring any benefits to you, only the utilization of it will. One more thing: when using the Cloud Services, the administrators are monitoring the traffic and continuously checking out the logs, in order to find alarming signs. Who is monitoring your log?

Myth 2. When using Cloud Services, someone else may have access to my data. Therefore, the Cloud is dangerous.

As if hiding the in the corner of your server room would be safe. Wrong. The fact is that if you hide your wallet in your backyard it is not as safe as it is to put the safe in a bank. The expired user access combined with shared user ID’s increase the number of people who see your information if they wish to. Can you be sure about the accuracy of the user rights and access in your organization?   When it comes to Cloud Services there is an automatic check point for this every month when the invoice comes.

Proper user rights management together with Cloud Services brings a better physical security: who is responsible for the costs if someone steals your servers? Naturally it is a good idea to check whether the servers of your Cloud Host are really safe. On your way to find answers to this question, check out Pasi Mäkinen’s article in Tietoviikko (in Finnish).

Myth 3. When the Internet is down, the Cloud Services may be down too, for hours. Therefore, the Cloud is not reliable.

If the Internet is down, are your own services still available to your customers, and to you? When using Cloud Services it is not likely that you get any compensation for that lost time, but do you if you have everything on your own servers? Most probably not, and on top of that, a true trade-off, is that someone (or many persons) in your organization is forced to stop the productive work and start to solve the IT service problems and correcting the situation. Costs a lot.

Don't hide your head in sand. Look up to the clouds.

My point, you just cannot say that your own server is more secure. Way too simple.

In case I’m proven wrong, you can truly be very proud, having such a well-managed environment with a reasonable cost. On the other hand I’d like to ask you if this is the key task that adds value to your business. What if you used a part of the time and energy you use for the internal data security efforts to a development of a new business idea?

Finally, a word of warning. The Cloud is not the safest environment in the world, but I would argue that it is much safer than most of the internally tuned Extranets are.

I’d like to challenge you to investigate the Online Security promise of Microsoft Azure and compare it to your data security practices. You might be surprised. And I cannot promise that it will be a positive surprise.

Filed under Cloud Computing, In English Tagged with , ,

Missä ongelma, siellä juristi.

March 10, 2011 by Leave a comment

Samuli Simojoki | Partner, Attorneys at law Borenius Ltd

Sopiman blogissa vierailevien lakiasiaintuntijoiden sarjan aloittaa asianajaja, osakas Samuli Simojoki Asianajotoimisto Borenius Oy:stä. Hän on Borenius Oy:n media- ja teknologiaryhmän vetäjä ja toimii neuvonantajana immateriaalioikeuteen, teknologiaoikeuteen, mediaan sekä IPR-strategioihin liittyvissä kysymyksissä ja yritysjärjestelyissä. Borenius Oy on Sopiman yhteistyökumppani.

—–

Miksi asianajotoimiston pitäisi olla kiinnostunut siitä, minne ja miten asiakkaat tallentavat sopimusdokumenttinsa? Kysehän on asiakkaan sisäisestä prosessinhallinnasta ja sen teknisestä ratkaisusta.

Vastaus on tietenkin ilmeinen – perussuomalaisia lainaten: missä ongelma, siellä juristi. Sopimustenhallinta on nimittäin tutkitusti asiakkaiden hankalaksi kokema asia.

Käytännön kokemukset osoittavat, että sopimusdokumenttien arkistointi ja saatavuus yritysten sisällä on jatkuva ongelma, johon liittyy myös juridisia vastuita ja riskejä:

  • Sopimuksiin sisältyvä tieto ei ole niiden saatavilla joiden saatavilla se pitäisi olla.
  • Sopimuksien määräpäivät unohtuvat ja seuraa oikeudenmenetyksiä.
  • Vanhoja sopimuksia ei löydy, ja kukaan ei oikein tiedä mitkä sopimukset ovat enää voimassa.
  • Avainhenkilöiden lähtiessä vastuiden siirto on vaikeaa jos sisäisiä vastuutietoja ei ole koottuna.

Sopimusarkistojärjestelmät ovat erinomainen lähtökohta sopimushallinnan järjestämiseen. Fiksut arkistointijärjestelmät oikein käytettynä varmistavat sopimusten saatavuuden ja tarvittavat muistutukset määräajoista.

Pelkkä tekninen järjestelmä ei kuitenkaan ratkaise sopimushallintaa, vaan myös prosessit täytyy saada kuntoon: sopimukset ja niiden tiedot täyttyy syöttää arkistojärjestelmään, ja tietoa ja käyttöoikeuksia tulee pitää ajan tasalla. Tämä on monelle yritykselle iso haaste, ja usein sopimusten hallinnan ongelmat kiteytyvätkin prosessinhallinnan ongelmiin kuin teknisen alustan puutteisiin. Asianajotoimisto voi tarjota tässä apua.

Suurempi mielenkiinto asianajotoimistoilla pitäisi kuitenkin kohdistua uusiin teknisiin rajapintoihin asiakkaiden kanssa. Kun asiakas ottaa käyttöön sähköisen sopimusarkiston, asianajotoimistolla voi olla sähköpostin rinnalla toinen keino jakaa aineistoa asiakkaan kanssa. Voisiko sopimusarkistossa esimerkiksi ylläpitää asiakkaiden sopimusmalleja?

Asianajotoimistojen sisäisen asiakirjahallinnan järjestelmät ovat yleensä kehittyneitä ja niihin on investoitu merkittäviä määriä rahaa ja aikaa. Samaan aikaan rajapinta asiakkaisiin on säilynyt melko muuttumattomana: sähköposti. On hämmästyttävää, miten pitkään sähköposti on säilyttänyt asemansa lähes ainoana dokumenttien jakomenetelmänä.

Itse uskon, että viiden vuoden kuluttua asianajajan ja asiakkaan välistä tietojenvaihtoa hoidetaan monien rajapintojen yli. Sähköposti on varmasti edelleen tärkeä, mutta rinnalle tulee muita. Ehkä sähköinen sopimusarkisto on yksi polku, jonka kautta asianajotoimisto voi oppia toimimaan asiakkaiden kanssa uusien välineiden kautta.

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , , ,

What Should Contract Management Learn from Facebook?

March 7, 2011 by Leave a comment

Jaan Apajalahti pitching at the Microsoft Investor Summit: the cost of mismanaged contracts is $153 billion annually

It’s a well-known fact that contracts are pretty hard to handle. Do you know anyone who has never had problems or issues with contracts? An Aberdeen Research article from a couple years back of states that mismanaged contracts cost businesses $153 billion annually.

Ineffective contract management results in overcharges, performance glitches, missed savings opportunities, dissatisfied customers, and unprofitable and risky business relationships.

Why is this so difficult? Most of these issues are due to the fact that contracts are mystified and they are often kept hidden, even from the persons that should use them in daily business.

A common scenario is like this: You have to remember to separately check the contents of each contract. You have to find the contract, read the contents, understand it and react accordingly. And if you have more than a couple of contracts, this can get really cumbersome. That’s why we usually do the check too late, after something has already gone wrong. Sounds familiar?

Let us make an unexpected comparison to Facebook

How did we keep up with our friends around the world before Facebook? We had to remember to call them each separately. What did Facebook change in that? Now you just tell how you are doing on Facebook, and your friends can follow up on your activities and this makes communication is much easier.

If you are responsible for contracts or there are contracts that are relevant to you somehow, wouldn’t it be great if you would have a single place where you can follow up on them? And if a contract needed attention, changes or comment you would get notified automatically, like following your friends in Facebook.

What else could contract management learn from Facebook? I believe that contracts could easily be made more understandable if they had a profile, similar to your personal profile. The profile would enable the contract to be found and followed up.

Simplify and demystify

Most contracts contain several similar clauses, like parties, validity, responsible persons, and related assets. These clauses might be written differently or they might be in different order, but the same stuff is in there.

By identifying the common elements in a contract type, you can make those contracts much easier to understand. That way you can profile the key information in contracts, get alerted on important dates, and get reporting on business data etc. This alone makes contracts much easier to understand and simpler to control.

My claim is that there shouldn’t be anything mysterious or secret about contracts within your business environment. You should enable contracts to be understood through simple profiling, and make them proactively available to the relevant people.

Contract management done right and easy can give your company great benefits. Research by IACCM shows up to 15 % improvements on bottom line results.

This is possible already today.

Filed under Contract Management, In English Tagged with , , , ,

Paperillinen vai paperiton sopimustenhallinta

March 1, 2011 by Leave a comment

Sopimukset voi ottaa haltuun askel askeleelta!

Kaikki ihmiset ovat tekemisissä sopimusten kanssa. Olen henkilökohtaisesti ollut yritysmaailmassa  tekemisissä sopimusten kanssa seuraavissa rooleissa: neuvottelija, laatija, hyväksyjä, allekirjoittaja, ostaja ja myyjä. Monenlaiset sopimustyypit ovat tulleet hyvinkin tutuiksi: lisenssi-, ylläpito-, työ-, osakas-, vuokra-, IPR-, konsultointi-, salassapito- ja vakuutussopimus. Lisäksi olen toiminut kymmenissä sopimustenhallintaa koskevassa projektissa erilaisissa rooleissa; projektipäällikkönä, konsulttina ja myyjänä.

Kuulostaako tutulta:

  • Olen etsinyt jotakin tiettyä sopimusta viimeisen viikon aikana tarkistaakseni mitä tulikaan sovittua. Olisin huomattavasti tehokkaampi sekä säästynyt ainakin yhdeltä päänsäryltä.
  • Mitkä sopimukset meillä päättyvätkään seuraavan kuuden kuukauden aikana? Muistan sitten myydä uudet jatkokaudet.
  • Mitäpä jos joku olisi kertonut minulle sopimuksista, joihin olisi pitänyt reagoida. Olisimme säästäneet sievoisen summan.
  • Sopimus(paperi) katosi. Tuli kalliiksi.

Hyödyt ovat kiistattomat. Tämän lisäksi jo pelkästään yrityksen riskienhallinnallisestakin näkökulmasta sopimukset olisi syytä olla hanskassa. Esimerkkinä vaikkapa vastuurajakysymykset; missä sopimuksista poiketaan yrityksemme standardista?

Miksi sitten asialle ei tehdä mitään? Miksi nämä asiat ovat pääsääntöisesti (sekä isoissa että pienissä yrityksissä/yhteisöissä) niin sanotusti lapsenkengissä? Kyseessä on perinteinen elefantti-ongelma. Sopimustenhallinta nähdään isona ja mahdottomana hankkeena toteuttaa. Tämä johtuu yleensä sopimusten ja niiden käsittelyn monimuotoisuudesta. Sopimuksia käsittelee suuri joukko erilaisia ihmisiä. Yhtäläisiä prosesseja harvoin on. Ja jos on, ne ovat funktiokohtaisia.  Tämähän tarkoittaa perinteisesti määrittelyhanketta, jotta tiedetään mitä ollaan tekemässä ja kenelle. Lisätyötä ja päänvaivaa aiheuttavat lisäksi nykyiset sopimukset, jotka on tietenkin hetimiten saatava haltuun.

Olen muutaman kerran todennut sopimustenhallinnan olevan  kuin eläkesäästämistä – se on parempi aloittaa tänään eikä huomenna. Kiitos tämän päivän tietotekniikan (SaaS-malli ja pilviratkaisut) me myös voimme aloittaa kevyesti.

Olet pärjännyt tähänkin asti nykyisilläkin metodeilla. Lisäksi elefantti on parempi palastella. Ei tästä tarvitse tehdä rakettitiedettä monimutkaisine käyttöoikeushallintoineen (vaikka nykyiset järjestelmät sen mahdollistavatkin) ja ihan oikeasti ei sitä kaikkea ole pakko viedä kerralla uuteenkaan hallintamalliin.

Mitäpä jos lähtisit liikkeelle tästä päivästä? Eikö olisikin hieno tavoite: Kaikki sopimukset, joiden kanssa olen tekemisissä tästä päivästä eteenpäin ovat ainakin hallussa. Siitä on helppo jatkaa seuraavalla askeleella: otan haltuun vanhat sopimukset sitä mukaa kun niitä käsittelen. Kolmas askel voisi olla vaikkapa projekti, jossa jo käytössä hiotun sopimustenhallintamallin mukaisesti viedään vanhaa sopimusmassaa sisään. Aloittaen luonnollisesti kriittisimmästä päästä.

Aloita sopimussäästäminen tänään, jotta sopimukset eivät olisi pelkkää paperia.

 

Photo credit: Nutdanai Apikhomboonwaroot

Filed under Sopimustenhallinta Tagged with , , ,

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.