Miksi pilveä ostetaan piilossa IT:ltä?

April 26, 2011 by Leave a comment

Pilvityöskentelijä Antti Makkonen on mietteliäänä varjo-IT:n edessä.

Yrityksen liiketoimintayksiköt ostavat SaaS-palveluita salaa omalta IT:ltä, koska:

  1. he eivät usko saavansa IT:ltä lupaa hankkia haluamaansa palvelua,
  2. pelkäävät heidän tuputtavan tilalle itse virittämäänsä Intranet-virveliä,
  3. tai tietävät saavansa ”vastaavan” huonomman palvelun käyttöönsä, sitten joskus.

Miten tähän on tultu?

Ymmärryksen puute ja täydellisen kontrollin illuusio rohkenen väittää. Ensiavuksi voit lukaista Turun yliopiston julkaiseman SaaS-käsikirjan kappaleet ”Tietohallinnon muuttuva rooli” ja ”Käyttöönotto”, katsoa konsulttiyritys Sulavan hallituksen jäsenen Marco Mäkisen näkemyksen miksi IT on jarruna,  ja vielä lukea Tietokone-lehden artikkelin Varjo-IT leviää työpaikoilla  ja tehdä omat johtopäätöksesi.

Mielestäni ongelmana ovat ainakin seuraavat seikat:

Ensinnäkin liiketoiminnan tarpeet kehittää toimintaansa SaaS-ratkaisulla torpataan, koska ei joko nähdä tai ymmärretä hyötyjä eikä ongelmaa. IT-ammattilaisena minäkin sorruin aikaisemmin listaamaan pelkästään riskejä. En helposti uskonut mahdollisuuksiin, koska en usein ymmärtänyt kuinka tarpeellisesta liiketoiminnan kehityksestä on kyse. Tutkin itseäni ja löysin syyn nihkeyteeni. Kokemukset perinteisen sovelluksen jalkauttamisesta: Pitkä myyntiprosessi, kallis hankinta, uusien servereiden asennus, pakolliset kustomointi- ja integrointiprojektit, huonot käyttöönottokoulutukset ja hankala käytettävyys. Projektin lopputulosta ei käytä kukaan mielellään ja kaikilla on paha olla. Tästä pääsemmekin nihkeyteni lähteille eli ongelmaan numero kaksi.

Insinööriotteella yritämme tehdä kerralla valmista ja liiankin täydellistä. Uuden palvelun pitää integroitua täydellisesti muihin järjestelmiin, tieto ei missään tapauksessa saa siiloutua, palvelun pitää joustaa juuri meidän prosessien mukaiseksi, sen pitää pystyä muovautumaan muuttuviin liiketoimintatarpeisiin ja käyttöönottoprojekti pitää ajaa kaikille käyttäjille kerralla. Huh. Kaikkeen pitäisi aina löytyä kokonaisratkaisu!

Kun palvelu on lopulta käytössä, liiketoimintatarve on muuttunut ja kukaan ei halua sitä enää käyttää. Lopputuloksena integraatiot, kustomointi ja käyttöönotot vievät liikaa aikaa ja hurjasti rahaa.

Perinteisen softatuotteen hintalapusta muodostuu helposti ongelma numero kolme.

Kuulostaako tämä tutulta? Koska hankittu tuote oli kallis ja sen käyttöönotto kivuliasta, halutaan hankittuja lisenssejä ja servereitä käyttää epätoivon vimmalla kaikkeen mahdolliseen vaikka parempaakin olisi tarjolla. Helposti yritetään säästää käyttämällä yhtä tuotetta useaan eri tarpeeseen.

Rohkenen väittää, että näin tulee vain säästettyä väärästä päästä. Esimerkkinä kysyn: kuinka moni järjestää tapahtumia sähköpostilla ja Excelillä? Tiesitkö, että on olemassa vaihtoehto? Kun laskee Excel- ja sähköpostikikkailuun tarvittavan työmäärän ja vertaa kotimaiseen Lyyti-palvelun hintoja ei tarvitse olla Nobel-tason matemaatikko ymmärtääkseen a) säästön ja b) tapahtuman koetun arvon nousun asiakkaallesi.

Miten tähän on ajauduttu?

Kontrollin tarve, turhaan (ja kalliiseen) täydellisyyteen pyrkiminen, siiloutumisen fanaattinen välttely ja riskien painottaminen hyötyjen sijasta on johtanut siihen, että SaaS-palveluja ostetaan ilman, että sinä, tietohallinnon ammattilainen, välttämättä tiedät siitä.

Mitä asialle voisi tehdä? Paljonkin. Ratkaisu ei ole tekniikkaa tai rajapintoja.

Ohjelmistotuotannossa on jo kotvan hyväksytty, että ketterä kehitys kokeilukulttuureineen on ainut tapa saada ulos tuote, joka on riittävän lähellä haluttua lopputulosta ja aikataulua. Miksi sisäinen IT haluaa toimia käyttöönottomallilla, joka näyttää epäilyttävästi vesiputoukselta? Suosittelen lämpimästi, että ketteryyttä lisätään ja kokeilukulttuuria testataan myös IT-osastoilla – SaaS-palveluita on helppo kokeilla!

Jos SaaS-tuote ei miellytä, niin on helppoa tilata toinen. Kokeilu maksaa vähemmän kuin luulet ja antaa mahdollisuuden reagoida nopeasti oikeisiin tarpeisiin – eikä enää pelkästään niihin ongelmiin, joihin sinulla on varaa, aikaa tai osaamista!

Antero Järvi Turun yliopistosta lausui mielestäni erinomaisesti SaaS-palveluista: ”Kaikkea ei kannata heti integroida vaan kokeilkaa ensin kannattaako tuotetta edes käyttää.”

Filed under Pilvipalvelut, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , , , , , ,

Why Cloud Services are bought behind IT’s back?

April 26, 2011 by 1 Comment

A cloud worker in his thoughts, yes, that's me thinking about the shadow IT.

A common situation today is that the business units are purchasing SaaS services, secretly without knowledge and/or acceptance of the IT department. The reasons for are many, but at least that they:

  1. do not believe that IT will give them a permission to order the service,
  2. are afraid of that IT will offer some custom-tweaked Intranet setup,
  3. will get “similar” but inferior service,  eventually when IT gets time to do it.

How did we reach this point?

I would say that lack of understanding and the illusion of total control are to blame. Similar findings can be found on a recent publication of University of Turku, SaaS Handbook,  consultant company Sulava’s Marco Mäkinen’n video about the shadow IT, and in an article in Tietoviikko (the leading Finnish IT professional paper). I’m sorry that previous references are all in Finnish so you just have to take my word for it or use Google translator :)

I’ve been thinking this issue a while and my opinion is that the biggest problems are following:

Firstly, IT says “No” because it does not understand the business problem at hands or the benefits that the chosen SaaS solution would offer. As IT professional myself, I too used to start with listing problems and risks whenever a new service was presented to me. I did not believe that the solution would solve the issue because I just simply did not understood how much this would actually help the business units. Ok, I did some soul-searching and found a reason for My Inner Problem Troll. I have had such a bad experience with implementation of new software services: sales cycle is long, price is high, laborious server procurement and installation, mandatory customization and integration projects, bad end-user training experience, and poor usability. And very often after the software implementation project nobody wants to actually use the product – and everybody is feeling sick and tired of it. These experiences lead further to the problem number two.

With an engineer style, we often tend to overdo things and aim for perfection and making everything ready at once. Very typical at least in Finland, Nokialand. The new service must be fully integrated to other systems, the information must not be in silos in the different systems, the service must perfectly adapt to our processes (how outdated they ever are…), and on top of that it must adapt to changing business needs, and finally, the implementation must happen to all personnel at once. Phew. Everything has to be one complete solution.

When the chosen service is finally in production, the business need may have changed and therefore nobody wants to use the service. Summarized; all the integrations, customizations and implementation took too much time and way too much money.

The price of the traditional software product will easily lead to the problem number three.

Does this sound familiar? Because the purchased product was expensive and the implementation was painful, you desperately want to use the licenses and servers for almost any problem you encounter – even if there are better (and less expensive) solutions available. In other works, it is easy to end up trying to save money by using one single product to solve the various needs.

I dare to argue that by doing this way you will end up saving money from the wrong end. As an example: how many of you organize events by email and Excel sheets? Did you know that there are alternatives? If you count the hours you use for excel work and emails and compare this to services like Lyyti (this is a Finnish service) we don’t need to be a Nobel awarded mathematician to understand a) the cost savings and b) increased value to the event participants.

How did we end up here?

The need to control everything, futile (and expensive) perfectionism, fanatic avoidance of data silos and emphasis on the potential risks instead of the benefits have led to a situation, where SaaS services are purchased without the acceptance of the IT management.

So what can we do about it? A lot! The solution is not to add more technology or interfaces.

Software production companies have already accepted that agile development and early trials are the way to get a product that is good enough for the actual business needs and the schedule. So why would IT department want to act in a way that is suspiciously similar to the waterfall method? I would highly recommend added agility and demo mentality are also tested in the IT departments – SaaS services are very easy to test and experiment!

If a SaaS product does not meet your needs, it is really easy to skip it and test another one. The testing of new services costs way less than you think and it gives you possibilities to react to actual business problems – and not only to the problems that you can afford, have time to solve or know how to fix!

Researcher Antero Järvi from University of Turku said this to me when I asked about how to integrate SaaS services to the rest of the applications: “Don’t integrate anything before you use the service for a while and evaluate if you even want to continue to use the service.”


Filed under Cloud Computing, In English Tagged with , , , , ,

Nosta katseesi asiakirjasta ja hanki kokonaiskuva

April 19, 2011 by Leave a comment

Petteri Günther | Lexia Oy

Sopiman blogissa vierailevien lakiasiaintuntijoiden sarjaa jatkaa Petteri Günther (OTK, LL.M., KTM), hän toimii lakimiehenä Lexia Oy:n Immateriaalioikeudet, teknologia ja media –ryhmässä ja hoitaa erityisesti teknologiaan ja mediaan liittyviä immateriaalioikeudellisia kysymyksiä koskevia kotimaisia ja kansainvälisiä toimeksiantoja. Lexia Oy on Sopiman yhteistyökumppani.

—–

Sopimusten hallinta on tavalla tai toisella osa yritysten arkea ja juristin näkökulmasta sopimukset ovat se perusta, johon liiketoiminnan harjoittamisessa tukeudutaan – kuten esimerkiksi Helena Haapio on teoksessa “Yritysten sopimus- ja vastuuketjut” todennut, 80 % yrityksen toiminnoista perustuu sopimusten varaan.

Juristi tarkastelee yritysten sopimuskäytäntöjä usein ulkopuolisen neuvonantajan näkökulmasta. Tällöin tarjoutuu mahdollisuus tarkastella hyvinkin erilaisia tapoja ja näkökulmia sopimustenhallintaan osana yritysten arvoketjuja, joissa sopimuskäytäntöjä ei usein nähdä osana organisaation niitä prosesseja, joita tehostamalla voidaan vaikuttaa yrityksen kilpailukyvyn kehittymiseen.

Käytäntö ja teoria tuntuvatkin olevan jossain määrin ristiriidassa monien mieltäessä sopimusten hallinnan vain dokumenttien hallinnaksi.

Sopimusten hallinta vs. dokumenttien hallinta

Osassa yrityksistä sopimusten hallinta nähdään vain dokumenttien hallintana ja sopimukset etsitään kassakaapista vasta kun asiat ovat jo menneet pieleen ja on aika selvittää kuka ongelmista vastaa.

Tällöin ei yllätä kuulla samaisen yrityksen edustajan kokevan, että he omasta mielestään hallitsevat sopimuksiaan huonosti, ja he myös kokevat, ettei niistä saada kaikkea hyötyä irti. Tätä voisi sanoa sopimustenhallinnaksi ”asiakirja edellä”.  Mitä on aito sopimustenhallinta?

Verrattuna dokumenttien hallintaan, aito sopimuksenhallinta on väline, jolla vaivalla neuvotelluista sopimuksista ja niiden perusteella harjoitettavasta liiketoiminnasta saadaan tehot irti ja käytetään sopimuksia myös keinona tukea yrityksen strategisia valintoja ja vahvistaa kilpailuetua.

Kun toimivan sopimuksenhallinnan avulla rakennetaan kokonaiskuva yrityksen asemasta osana asiakkaista ja erilaisista kumppaneista ym. muodostuvaa sopimusverkostoa, niin yrityksen sopimuskannasta ja sopimuskäytännöistä saatavat yksittäiset tiedot voivat jalostua kullanarvoiseksi informaatioksi, joka tukee päivittäistä liiketoimintaa ja siihen liittyvää päätöksentekoa.

Joskus riski kannattaa ottaa – mutta silti hallita

Yrityksen tulee jatkuvasti havainnoida liiketoimintaympäristönsä muutoksia ja reagoida niihin – ja jos mahdollista – ennakoida ne osana riskinhallintansa prosesseja myös sopimusten yhteydessä.

Riskinhallinnassa keskeistä ei kuitenkaan ole karsia pois kaikkia riskejä vaan estää tiedostamattomien ja siten hallitsemattomien riskien syntyminen. Joskus voi olla liiketoiminnallisesti järkevää hyväksyä jokin teoreettinen tai suurikin riski. Usein korostettu riskien minimointi nollaan ei välttämättä ole tavoiteltava ratkaisu vaan se saattaa olla liiketaloudellisesti hyvinkin tehoton ja kallis ratkaisu. Siksi on ensiarvoisen tärkeää kehittää yrityksen sisäisiä sopimuskäytäntöjä tukemaan yrityksen strategiaa, jolloin riskit voidaan tunnistaa ja hallita.

Sopimustenhallinta on siis prosessien, mutta myös riskien hallintaa. Esimerkiksi kun yhteen asiakkaaseen tai sopimukseen liittyen havaitaan ongelmia, voidaan nopeasti kartoittaa yrityksen riskipositio koko kyseistä liiketoimintaa koskevien sopimusten osalta. Siksi yrityksen tulee tuntea omat arvoketjunsa, joiden osana myös sopimusten hallinta on. Näin yritys voi tehostaa operatiivisia toimintojaan.

Yrityksen tarpeisiin soveltuva sähköinen sopimusten hallintajärjestelmä voikin osaltaan tukea näitä tavoitteita, jolloin esimerkiksi

  • sopimukset pystytään pitämään asianmukaisten henkilöiden saatavilla,
  • ajantasainen kuva niihin liittyvistä vastuista on saatavilla ja
  • sopimukset voivat tukea asiakasrajapinnassa työskentelyä, kun tieto sopimusten uusimistarpeesta, ylläpidosta taikka muusta yhteyshenkilöiden yhteydenpidosta saadaan asianmukaisten henkilöiden tietoon esimerkiksi muistutuksina.

Samoin järjestelmässä voidaan ylläpitää tietoa yrityksen sisäisten sopimuskäytännöistä ja

  • kohdentaa oikeudet tietyistä asioista sopimiseen oikeille henkilöille tai
  • vaatia sopijaa esimerkiksi vakioehdoista poikettaessa hankkimaan lakiasiainosaston hyväksyntä sopimukselle ennen kuin se voidaan lopullisesti hyväksyä.

Olennaista sopimusten sähköisessä ja muussa hallinnassa onkin sopimuskannassa olevasta informaatiosta ilmenevä tieto yrityksen asemasta, joka saadaan kun tieto sopimuksista ja niiden sisällöstä on oikein talletettu oikeiden henkilöiden saataville.

Tällöin ajantasaisen ja kattavan tiedon perusteella pystytään hahmottamaan yrityksen asema osana sen sopimusverkostoa ja optimoimaan liiketoimintaa käytettävissä olevan tiedon perusteella.

Petteri Günther

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , , ,

Sekaisin pilvipalveluista

April 11, 2011 by 1 Comment

Palvelua pilvestä, kuin sähköä töpselistä. Kuvan on napannut eräs sopimalainen lomamatkallaan.

Sekä ohjelmistojen tuottajat, että niitä käyttävät asiakkaat, ovat enenevässä määrin kiinnostuneita pilvipalveluista. Verkossa ja mediassa pyörii lukuisia kuvauksia siitä mitä pilvipalvelu ja SaaS-malli tarkoittavat.

Konsultointiyhtiö Sulavan ansiokkaassa blogissa kerrotaan yksinkertaisesti ”SaaS (Software as a Service) on valmiin sovelluksen tarjoamista pilvestä, hyvänä esimerkkinä CRM.” Jos vain asiat olisivatkin noin yksinkertaisia. Yllä mainittu yksinkertaistus vastaa toteamusta, ”hippinä eläminen tarkoittaa, että on kukkanen hiuksissa.” Juhannuksena monet teineistä ovat siis hippejä  :)

Sorry, kaverit. SaaSilla ei ole mitään tekemistä pilven kanssa, ei teknisestä näkövinkkelistä eikä liiketoimintamallin kannalta. Sekava pilvi- ja SaaS-käsitteiden käyttö hämmentää asiakkaita siihen malliin, että he helposti jäävät odottamaan kuvion selkiytymistä. Pahiten tämä käsite-epäselvyys näyttää sekoittaneen ohjelmistofirmat, joiden markkinointitiimit brändäävät kaiken muodikkaasti pilveen ja palveluksi, käsittämättä tuon taivaallista mistä on kysymys.

Mitä SaaS sitten oikeasti on?  SaaS on liiketoimintamalli toimittajalle ja hankintamalli asiakkaalle. Kaikki tämä riippumatta siitä onko palvelu tuotettu pilvessä vai ei. Jos Jaskan it-pajan kellarissa on palvelin, jossa tuotetaan palvelua, joka myydään asiakkaille Internetin yli, niin Jaska on SaaS-bisneksessä. Jaskan it-pajassa ei välttämättä ole mitään hajua pilvestä, eikä tarvitsekaan. SaaS ja pilvi eivät välttämättä kulje käsi kädessä.

Pilvi on tekninen ratkaisu tuottaa mitä tahansa prosessoriaikaa ja tallennuskapasiteettia vaativaa ohjelmistoratkaisua. Pilven erityisominaisuutena on se, että se mahdollistaa kapasiteetin automaattisen jakamisen useiden ohjelmistojen ja palvelinlaitteiden kesken. Pilvessä voi pyöriä ihan yhtä hyvin yrityksen itse omistama ja ylläpitämä ohjelmisto sisäiseen käyttöön kuin ulkopuolisille asiakkaille palveluna tarjottava ohjelmisto.

Pitää siis ymmärtää, että SaaS on kokonaisvaltainen liiketoimintamalli. Kaiken pitää muuttua, jotta perinteinen ohjelmistofirma olisi ns. SaaS-bisneksessä. Ihan kaiken: tuotekehityksen, myynnin, tuen, laskutuksen, organisaation ja jopa rahoitusmallin. Kaikkein surkein tilanne pilveen hapuileville ohjelmistofirmoille käy kun innolla aletaan myydä perinteiseen lisensointiin rakennettua ohjelmistoa SaaSina vaan sillä perusteella, että ohjelmiston tuotantoympäristö on keksitty asentaa pilveen! Tuossa menee liiketoimintamalli ja tekninen ratkaisu kammottavalla tavalla sekaisin. Kuin teinit päivänkakkaraseppeleissä Woodstock-festareilla.

Ratkaisuna pilvilaskenta ja SaaS-malli ovat loistavia ja ne tarjoavat erinomaisia mahdollisuuksia asiakkaille. Palveluntarjoajat ottavat infrastruktuurin ja tuotannon kustannukset ja riskit itselleen ja myyvät palvelut kokonaisuutena eteenpäin. Tämä antaa asiakkaalle joustavuutta sekä palveluiden valinnassa että kustannuksissa.

Muutos aikaisempaan toimintatapaan on merkittävä. Muutoksen merkittävyyttä voi verrata hyvin 70 vuotta sitten tapahtuneeseen siirtymiseen omista generaattoreista yleiseen sähköverkkoon. Ainostaan jos tunnet pakottavaa tarvetta pitää dieselgeneraattoria kellarissasi, SaaS ja pilvi eivät ole sinun juttusi :)

Filed under Pilvipalvelut, Suomeksi / Finnish Tagged with , , , , , , ,

Meillä on niin vähän sopimuksia

April 5, 2011 by 1 Comment

Vähän on itse asiassa aika paljon - sopimuksissa.

Otsikon lausahdus on varsin mielenkiintoinen ja yleinen, sen kuulee aina silloin tällöin keskustellessaan sopimustenhallinnasta. Kerron asiaan liittyen Sopiman omasta sopimustenhallinnasta.

Syömme tietenkin itse samaa lääkettä mitä tarjoamme muille. Sopima perustettiin kaksi vuotta sitten ja Sopiman ympärillä työskentelee vajaat parikymmentä henkeä – liikevaihtoakin jo on, mutta ei (ihan vielä) ole miljoonissa. Kasvamme kuitenkin kaiken aikaa. Arvatkaapa montako voimassa olevaa sopimusta meiltä kuitenkin tänä päivänä löytyy?

Vastaus kysymykseen on 106. Satakuusi sopimusta.

Aika yllättävää, eikö olekin? Sopimuksia syntyy kaiken aikaa ja monella suunnalla eikä hyvän sopimustenhallinnan tason saavuttaminen mitään mahdottoman hankalaa ole. Liikkeelle voi lähteä askel kerrallaan ja parantaa tahtia tästä päivästä eteenpäin, kuten olen aikaisemminkin aiheesta kirjoittanut. Hyödyt ovat kiistattomat; sopimustenhallinta on riskienhallintaa sekä valmistautumista tulevaisuuteen.

Tim Cummins, IACCM:n puheenjohtaja,  kirjoittaa ansiokkaasti tulevaisuudesta ja siitä kuinka läpinäkyvyys tulee entistä tärkeämmäksi osaksi sopimustenhallintaa. Kuinka moni B2B-myyntiä harjoittava yritys voisi kuvitella tulevansa tänä päivänä toimeen ilman asianmukaista myynninohjausjärjestelmää (CRM)? Ei kovinkaan moni, sillä ilman sitä ei yksinkertaisesti enää pärjää – aivan liian monta lankaa käsissä pidettäväksi. Täsmälleen sama tilanne on sopimusten kanssa.

Onko sinun yrityksesi kilpailukyky varmistettu? Montako sopimusta yrityksestäsi mahtaakaan löytyä?

Marko

PS. Loppukevennyksenä tämä hyvät naurut antanut tv-spotti (vain 20 sekuntia): olemmehan nyt myös televisiosta tuttu kun Keskustakin ymmärsi millä ne asiat hoituvat – Sopimalla. Ja tämä ei ole puoluepoliittinen kannanotto : )

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish Tagged with , , ,

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.