Nosta katseesi asiakirjasta ja hanki kokonaiskuva

Sopiman blogissa vierailevien lakiasiaintuntijoiden sarjaa jatkaa Petteri Günther (OTK, LL.M., KTM), hän toimii lakimiehenä Lexia Oy:n Immateriaalioikeudet, teknologia ja media –ryhmässä ja hoitaa erityisesti teknologiaan ja mediaan liittyviä immateriaalioikeudellisia kysymyksiä koskevia kotimaisia ja kansainvälisiä toimeksiantoja. Lexia Oy on Sopiman yhteistyökumppani.

—–

Sopimusten hallinta on tavalla tai toisella osa yritysten arkea ja juristin näkökulmasta sopimukset ovat se perusta, johon liiketoiminnan harjoittamisessa tukeudutaan – kuten esimerkiksi Helena Haapio on teoksessa “Yritysten sopimus- ja vastuuketjut” todennut, 80 % yrityksen toiminnoista perustuu sopimusten varaan.

Juristi tarkastelee yritysten sopimuskäytäntöjä usein ulkopuolisen neuvonantajan näkökulmasta. Tällöin tarjoutuu mahdollisuus tarkastella hyvinkin erilaisia tapoja ja näkökulmia sopimustenhallintaan osana yritysten arvoketjuja, joissa sopimuskäytäntöjä ei usein nähdä osana organisaation niitä prosesseja, joita tehostamalla voidaan vaikuttaa yrityksen kilpailukyvyn kehittymiseen.

Käytäntö ja teoria tuntuvatkin olevan jossain määrin ristiriidassa monien mieltäessä sopimusten hallinnan vain dokumenttien hallinnaksi.

Sopimusten hallinta vs. dokumenttien hallinta

Osassa yrityksistä sopimusten hallinta nähdään vain dokumenttien hallintana ja sopimukset etsitään kassakaapista vasta kun asiat ovat jo menneet pieleen ja on aika selvittää kuka ongelmista vastaa.

Tällöin ei yllätä kuulla samaisen yrityksen edustajan kokevan, että he omasta mielestään hallitsevat sopimuksiaan huonosti, ja he myös kokevat, ettei niistä saada kaikkea hyötyä irti. Tätä voisi sanoa sopimustenhallinnaksi ”asiakirja edellä”.  Mitä on aito sopimustenhallinta?

Verrattuna dokumenttien hallintaan, aito sopimuksenhallinta on väline, jolla vaivalla neuvotelluista sopimuksista ja niiden perusteella harjoitettavasta liiketoiminnasta saadaan tehot irti ja käytetään sopimuksia myös keinona tukea yrityksen strategisia valintoja ja vahvistaa kilpailuetua.

Kun toimivan sopimuksenhallinnan avulla rakennetaan kokonaiskuva yrityksen asemasta osana asiakkaista ja erilaisista kumppaneista ym. muodostuvaa sopimusverkostoa, niin yrityksen sopimuskannasta ja sopimuskäytännöistä saatavat yksittäiset tiedot voivat jalostua kullanarvoiseksi informaatioksi, joka tukee päivittäistä liiketoimintaa ja siihen liittyvää päätöksentekoa.

Joskus riski kannattaa ottaa – mutta silti hallita

Yrityksen tulee jatkuvasti havainnoida liiketoimintaympäristönsä muutoksia ja reagoida niihin – ja jos mahdollista – ennakoida ne osana riskinhallintansa prosesseja myös sopimusten yhteydessä.

Riskinhallinnassa keskeistä ei kuitenkaan ole karsia pois kaikkia riskejä vaan estää tiedostamattomien ja siten hallitsemattomien riskien syntyminen. Joskus voi olla liiketoiminnallisesti järkevää hyväksyä jokin teoreettinen tai suurikin riski. Usein korostettu riskien minimointi nollaan ei välttämättä ole tavoiteltava ratkaisu vaan se saattaa olla liiketaloudellisesti hyvinkin tehoton ja kallis ratkaisu. Siksi on ensiarvoisen tärkeää kehittää yrityksen sisäisiä sopimuskäytäntöjä tukemaan yrityksen strategiaa, jolloin riskit voidaan tunnistaa ja hallita.

Sopimustenhallinta on siis prosessien, mutta myös riskien hallintaa. Esimerkiksi kun yhteen asiakkaaseen tai sopimukseen liittyen havaitaan ongelmia, voidaan nopeasti kartoittaa yrityksen riskipositio koko kyseistä liiketoimintaa koskevien sopimusten osalta. Siksi yrityksen tulee tuntea omat arvoketjunsa, joiden osana myös sopimusten hallinta on. Näin yritys voi tehostaa operatiivisia toimintojaan.

Yrityksen tarpeisiin soveltuva sähköinen sopimusten hallintajärjestelmä voikin osaltaan tukea näitä tavoitteita, jolloin esimerkiksi

• sopimukset pystytään pitämään asianmukaisten henkilöiden saatavilla,
• ajantasainen kuva niihin liittyvistä vastuista on saatavilla ja
• sopimukset voivat tukea asiakasrajapinnassa työskentelyä, kun tieto sopimusten uusimistarpeesta, ylläpidosta taikka muusta yhteyshenkilöiden yhteydenpidosta saadaan asianmukaisten henkilöiden tietoon esimerkiksi muistutuksina.

Samoin järjestelmässä voidaan ylläpitää tietoa yrityksen sisäisten sopimuskäytännöistä ja

• kohdentaa oikeudet tietyistä asioista sopimiseen oikeille henkilöille tai
• vaatia sopijaa esimerkiksi vakioehdoista poikettaessa hankkimaan lakiasiainosaston hyväksyntä sopimukselle ennen kuin se voidaan lopullisesti hyväksyä.

Olennaista sopimusten sähköisessä ja muussa hallinnassa onkin sopimuskannassa olevasta informaatiosta ilmenevä tieto yrityksen asemasta, joka saadaan kun tieto sopimuksista ja niiden sisällöstä on oikein talletettu oikeiden henkilöiden saataville.

Tällöin ajantasaisen ja kattavan tiedon perusteella pystytään hahmottamaan yrityksen asema osana sen sopimusverkostoa ja optimoimaan liiketoimintaa käytettävissä olevan tiedon perusteella.

Petteri Günther