Miksi pilveä ostetaan piilossa IT:ltä?

Pilvityöskentelijä Antti Makkonen on mietteliäänä varjo-IT:n edessä.

Yrityksen liiketoimintayksiköt ostavat SaaS-palveluita salaa omalta IT:ltä, koska:

1. he eivät usko saavansa IT:ltä lupaa hankkia haluamaansa palvelua,
2. pelkäävät heidän tuputtavan tilalle itse virittämäänsä Intranet-virveliä,
3. tai tietävät saavansa ”vastaavan” huonomman palvelun käyttöönsä, sitten joskus.

Miten tähän on tultu?

Ymmärryksen puute ja täydellisen kontrollin illuusio rohkenen väittää. Ensiavuksi voit lukaista Turun yliopiston julkaiseman SaaS-käsikirjan kappaleet ”Tietohallinnon muuttuva rooli” ja ”Käyttöönotto”, katsoa konsulttiyritys Sulavan hallituksen jäsenen Marco Mäkisen näkemyksen miksi IT on jarruna,  ja vielä lukea Tietokone-lehden artikkelin Varjo-IT leviää työpaikoilla  ja tehdä omat johtopäätöksesi.

Mielestäni ongelmana ovat ainakin seuraavat seikat:

Ensinnäkin liiketoiminnan tarpeet kehittää toimintaansa SaaS-ratkaisulla torpataan, koska ei joko nähdä tai ymmärretä hyötyjä eikä ongelmaa. IT-ammattilaisena minäkin sorruin aikaisemmin listaamaan pelkästään riskejä. En helposti uskonut mahdollisuuksiin, koska en usein ymmärtänyt kuinka tarpeellisesta liiketoiminnan kehityksestä on kyse. Tutkin itseäni ja löysin syyn nihkeyteeni. Kokemukset perinteisen sovelluksen jalkauttamisesta: Pitkä myyntiprosessi, kallis hankinta, uusien servereiden asennus, pakolliset kustomointi- ja integrointiprojektit, huonot käyttöönottokoulutukset ja hankala käytettävyys. Projektin lopputulosta ei käytä kukaan mielellään ja kaikilla on paha olla. Tästä pääsemmekin nihkeyteni lähteille eli ongelmaan numero kaksi.

Insinööriotteella yritämme tehdä kerralla valmista ja liiankin täydellistä. Uuden palvelun pitää integroitua täydellisesti muihin järjestelmiin, tieto ei missään tapauksessa saa siiloutua, palvelun pitää joustaa juuri meidän prosessien mukaiseksi, sen pitää pystyä muovautumaan muuttuviin liiketoimintatarpeisiin ja käyttöönottoprojekti pitää ajaa kaikille käyttäjille kerralla. Huh. Kaikkeen pitäisi aina löytyä kokonaisratkaisu!

Kun palvelu on lopulta käytössä, liiketoimintatarve on muuttunut ja kukaan ei halua sitä enää käyttää. Lopputuloksena integraatiot, kustomointi ja käyttöönotot vievät liikaa aikaa ja hurjasti rahaa.

Perinteisen softatuotteen hintalapusta muodostuu helposti ongelma numero kolme.

Kuulostaako tämä tutulta? Koska hankittu tuote oli kallis ja sen käyttöönotto kivuliasta, halutaan hankittuja lisenssejä ja servereitä käyttää epätoivon vimmalla kaikkeen mahdolliseen vaikka parempaakin olisi tarjolla. Helposti yritetään säästää käyttämällä yhtä tuotetta useaan eri tarpeeseen.

Rohkenen väittää, että näin tulee vain säästettyä väärästä päästä. Esimerkkinä kysyn: kuinka moni järjestää tapahtumia sähköpostilla ja Excelillä? Tiesitkö, että on olemassa vaihtoehto? Kun laskee Excel- ja sähköpostikikkailuun tarvittavan työmäärän ja vertaa kotimaiseen Lyyti-palvelun hintoja ei tarvitse olla Nobel-tason matemaatikko ymmärtääkseen a) säästön ja b) tapahtuman koetun arvon nousun asiakkaallesi.

Miten tähän on ajauduttu?

Kontrollin tarve, turhaan (ja kalliiseen) täydellisyyteen pyrkiminen, siiloutumisen fanaattinen välttely ja riskien painottaminen hyötyjen sijasta on johtanut siihen, että SaaS-palveluja ostetaan ilman, että sinä, tietohallinnon ammattilainen, välttämättä tiedät siitä.

Mitä asialle voisi tehdä? Paljonkin. Ratkaisu ei ole tekniikkaa tai rajapintoja.

Ohjelmistotuotannossa on jo kotvan hyväksytty, että ketterä kehitys kokeilukulttuureineen on ainut tapa saada ulos tuote, joka on riittävän lähellä haluttua lopputulosta ja aikataulua. Miksi sisäinen IT haluaa toimia käyttöönottomallilla, joka näyttää epäilyttävästi vesiputoukselta? Suosittelen lämpimästi, että ketteryyttä lisätään ja kokeilukulttuuria testataan myös IT-osastoilla – SaaS-palveluita on helppo kokeilla!

Jos SaaS-tuote ei miellytä, niin on helppoa tilata toinen. Kokeilu maksaa vähemmän kuin luulet ja antaa mahdollisuuden reagoida nopeasti oikeisiin tarpeisiin – eikä enää pelkästään niihin ongelmiin, joihin sinulla on varaa, aikaa tai osaamista!

Antero Järvi Turun yliopistosta lausui mielestäni erinomaisesti SaaS-palveluista: ”Kaikkea ei kannata heti integroida vaan kokeilkaa ensin kannattaako tuotetta edes käyttää.”