Sopimustenhallinta ei toimi!

”Monimutkaisuudesta on tullut itseisarvo”, lataa kauppatieteiden tohtori Teemu Kokko Talouselämä-lehdessä, ja jatkaa:  ”Yksinkertainen ratkaisu voittaa aina monimutkaisen, vaikka hintana olisikin muutaman ”lisäominaisuuden” puuttuminen.”

Tämä sopii loistavasti useimpiin ohjelmistopalveluihin – ja myös sopimustenhallintaan. Otsikon tokaisuun kannusti asiakaskunnasta ja kentältä saatu palaute. Perinteinen lähestymistapa sopimusten haltuunottoon ja hoitoon on aivan liian vaikea ja raskas, eikä hyvä tahto laittaa asia kuntoon riitä.

Monet asiakkaamme ovat kertoneet käyneensä jo kaksi tai kolme taistelua (lue: tietojärjestelmäprojektia) sopimustenhallinnan kuntoon laittamiseksi.

Asiakkaamme Digital Chocolaten Legal Councel Jukka Ilveskoski pohti asiakastilaisuudessamme miksi uudenlainen sujuvaan tiedonjakamiseen perustuva sopimustenhallinta on heille oleellista ja hän kiteytti asian näin:

Sopimuksia ei tehdä pöytälaatikkoon ja/tai sähköpostiin. Pääsy sopimuksen tietoihin on taattava niille, joille se kuuluu – ja on taattava jatkuvuus henkilöistä riippumatta.

Rohkenen ehdottaa sopimusten hoitoon ja hallintaan samaa tapaa kuin nykyaikaisessa uusien työkalujen tukemassa viestinnässä. Unohdetaan sopimustenhallinnan ’piilotettu arkisto’ ja ’sähköpostijumppa’ ja siirrytään vaiheittain tapaan, jossa liiketoiminnassa tarvittava tieto löytyy heti  ja on helppo jakaa kollegoiden ja sopimuskumppaneiden kesken.

Miksi ja miten?

Tähän on useita syitä ja vastauksia. Sopimustenhallinnan asiantuntija Helena Haapio on teoksessa “Yritysten sopimus- ja vastuuketjut” todennut, että  80 % yrityksen toiminnoista perustuu sopimuksiin. Samaan aikaan tutkimus kertoo, että 20 % sopimuksista on pysyvästi kateissa – ja tallessa oleviinkaan ei kaikilla liiketoiminnasta vastaavilla aina ole välitöntä pääsyä. Varsin huono yhtälö liiketoiminnan sujuvuuden ja myös yrityksen riskienhallinnan kannalta.

Lakiammattilaiset pohtivat samoja teemoja, tässä muutama poiminta:

”Verrattuna dokumenttien hallintaan, aito sopimuksenhallinta on väline, jolla vaivalla neuvotelluista sopimuksista ja niiden perusteella harjoitettavasta liiketoiminnasta saadaan tehot irti ja käytetään sopimuksia myös keinona tukea yrityksen strategisia valintoja ja vahvistaa kilpailuetua.”
Lakimies Petteri Günther, Lexia Oy

”Itse uskon, että viiden vuoden kuluttua asianajajan ja asiakkaan välistä tietojenvaihtoa hoidetaan monien rajapintojen yli. Sähköposti on varmasti edelleen tärkeä, mutta rinnalle tulee muita. Ehkä sähköinen sopimusarkisto on yksi polku, jonka kautta asianajotoimisto voi oppia toimimaan asiakkaiden kanssa uusien välineiden kautta.” Asianajaja Samuli Simojoki,  Borenius Oy

Isoja tavoitteita, jotka vaativat, ei vain uusia työkaluja, vaan myös lievää asennemuutosta. Asiaan kannattaa tarttua samantien, sopimustiedon viiveetön hyödyntäminen on yritykselle selkeä kilpailuetu.

Siinä joitakin oivia näkökulmia asiaan. Me kaikki Sopimassa, samoin kuin lakiasiantuntijakumppanimme, haluamme herättää keskustelua helposta sopimisesta. Tavoitteenamme on ’demystifioida’ sopimusten hoito ja hallinta.  Syksyn motoksi ehdotamme: Sopimustieto aidosti osaksi käytännön päivittäistä liiketoimintaa!

Lainaan loppuun vielä tohtori Teemu Kokon sanomaa:

Tulevaisuuden kuluttaja arvostaa yksinkertaisuutta, helppoutta ja nopeutta. Todellista asiakassuuntautuneisuutta on kyky yksinkertaistaa ja tiivistää vaikeita asioita.

Naulan kantaan. Sopimustiedon hallinta tuntuu usein vaikealta, mutta sen ei tarvitse olla sitä.

–Riitta