Sopimustenhallinta kuntoon: Kaksi kysymystä Sinulle

Laadin aiemmin lyhyen sopimustenhallinnan tilan pikatestin, jossa listasin organisaation sopimuskannan hyvään hoitoon liittyvät viisi avainasiaa – löydät ne täältä.

Vuoden lopuksi innostuin laatimaan vielä yksinkertaisemman testin: kaksi kysymystä sopimustenhallinnasta.

1. Tiedätkö organisaatiosi sopimusten arvon ja niiden määrän?
2. Tiedätkö sopimusten vastuuhenkilöt? Tai oikeastaan: tietävätkö he vastuustaan?

Näistä asioista sinun tulisi olla kartalla. Edes jollakin tasolla. Jos vastauksesi kysymyksiin on ’en tiedä’, ’ehkä’, ‘osin’ tai se kuuluisa ’joku muu’ tietää, otat tarpeettomia riskejä. Voisi sanoa, että fillarisi on hautautunut lumen alle ja on mahdotonta polkea eteenpäin!

Alla listattuna vinkkejä ensiaskeliksi, joilla sujuvoitat arkea sopimusten parissa ja samalla pienennät roimasti sopimuksiin liittyviä riskejä.

Kysymykseen 1. auttaa sopimuskannan haltuunotto (edes) perustasolla. Jos edessä on iso savotta, tee asiat vaiheittain, mutta aloita heti. Listaa to-do-listalle ainakin seuraavat tehtävät:

Tehtävä 1. Selvitä mitä erityyppisiä sopimuksia organisaatiossasi on. Toimialasta riippuen sopimustyyppejä voi olla suurikin määrä:

• Asiakas/myyntipuolella: myyntisopimus, konsulttisopimus, toimeksiantosopimus, jälleenmyyntisopimus, lisenssisopimus ja alihankintasopimus.
• Tuotannon puolella: ostosopimus, palvelutasosopimus, puitesopimus, jakelusopimus, projektisopimus. 
• Toiminnan kehitykseen liittyviä sopimuksia: salassapitosopimus, yrityskauppasopimus, rahoitussopimus, Escrow-sopimus, osakassopimus ja yhteistyösopimus. 
• Toiminnan tukisopimuksia: vakuutussopimus, työsopimus, leasingsopimus, johtajasopimus, vuokrasopimus ja huoltosopimus.

Jo pienenkin sopimusmäärän kanssa voi olla haasteita jos ne ovat kovin hajallaan organisaatiossa eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa sopimuskannasta ja sen arvosta.

Tehtävä 2. Selvitä mitkä yksiköt erityyppisiä sopimuksia tekevät ja minne ne arkistoidaan juuri nyt.

On mahdollista, että osastokohtaisesti sopimukset ovat keskitetysti säilössä, mutta koko organisaation tasolla kokonaiskuvaa ei ole.

Tutkimme syyskuussa suomalaista sopimustenhallintaa ja eräs esille noussut yleinen haaste oli se, että sopimuksilla oli vastuuhenkilö, mutta henkilö ei tiennyt asiasta! SopimusBarometri 2011 -tutkimuksesta selviää myös tavanomaisimmat arkistointitavat. Tekemäämme tutkimukseen voit tutustua täällä.

Tehtävä 3. Selvitä millä resursseilla (esim. harjoittelija) keskeinen sopimustieto olisi mahdollista kerätä eri puolilta organisaatiota.

Tämä vaihe ei ole herkkua, mutta älä anna tämän vaiheen olla pullonkaulana – löydät varmasti resurssin, joka voi auttaa käytännön työssä kunhan olet itse maalannut tavoitetilan selkeästi. Kun saat tämän vaiheen suunniteltua, olet jo pitkällä.

Kysymys 2. ”Onko sopimuksilla vastuuhenkilöt?” on helpompi askel.

Kun sinulla on eri sopimustyypit ja eri osastojen sopimusten käsittely- ja arkistointitavat selvillä, voit vastuuttaa kullekin alueelle/sopimustyypille nimetyt vastuuhenkilöt. Keskeistä on pitää huolta siitä, että vastuu kirjataan ylös ja että ko. henkilö on itse tästä tietoinen.

Anna lahja sekä organisaatiollesi että itsellesi

Hallussa oleva sopimuskanta, sen arvo toimittajittain, asiakkaittain tai muulla sinulle sopivalla jaolla on hyvää tietoa päätöksenteon ja suunnittelun pohjaksi. Myös auditoinnissa tarvitaan tätä tietoa. Kun vielä vastuut ovat selkeitä, niin avot.

Aikaasi ja kaistaa vapautuu sopimusten metsästyksen sijasta muihin tehtäviin, asialla on siis organisaation saamien hyötyjen lisäksi vahva ”personal ROI”. Eli luvassa on myös henkilökohtainen lahja: mielenrauhaa ja vähemmän stressiä!

Rentouttavaa ja stressitöntä Joulunaikaa!

Riitta & Sopiman tiimi

PS. En malta olla mainitsematta, että tämän perusasioiden kuntoon laittamisen voi hoitaa Sopimalla: kaikki sopimukset ja niiden sisältämät sitoumukset ovat keskitetysti käsillä ja raportoitavissa. Lisäksi palvelu muistuttaa automaattisesti vastuuhenkilöitä kun on aika toimia jonkin sopimuksen osalta. Asiat eivät roiku muistin varassa ja sitä rasittamassa.