Mitä on hyvä sopimusosaaminen?

Sopimustenhallinta voi tuntua ylämäkeen kapuamiselta!

Sopimalaiset toimivat joka päivä yhdessä sekä lakiammattilaisten että sopimuksia laativien ja niiden kanssa kamppailevien bisnesihmisten kanssa. Kaikki mahtavia ammattilaisia tehtävissään!

Matkan varrella on kuitenkin muodostunut selkeä kuva siitä, että hyvällä sopimisella johtaminen sekä kustannusten ja riskien hallinta, eivät monissa yrityksissä saa riittävästi huomiota osakseen. Aika on kortilla ja hyvä tahto laittaa sopimusasiat kuntoon saa monesti väistyä ”kiireellisempien” hankkeiden tieltä.

Monissa suuremmissa yrityksissä sopimustenhallinta on paremmalla mallilla. Pk-yrityskentässä on astetta haasteellisempi tilanne ja käytössä ovat ad hoc -menetelmät, joiden seurauksena sopimuspaperit ovat usein kateissa ja sopimuksissa sovittu unohtuu.

Eräs Sopiman kumppani kuvasi tavanomaisen tilanteen seuraavin sanoin:

Sen lisäksi, että sopimustieto ei ole sitä tarvitsevien henkilöiden käytössä, sopimuskannassa on koko joukko piileviä ja tiedostamattomia sopimusriskejä, hallinnon kustannukset ovat kasvussa ja leikkauskohtia on vaikea löytää. Tässä tilanteessa ei it-projekti houkuttele!

Pienen ja keskisuuren yrityksen johto on varsin kiireistä tuottavuuspaineiden ja jatkuvasti muuttuvan bisnesympäristön edessä. Siksi on varsin ymmärrettävää, että:

1. Sopimuksiin liittyvä riskienhallinta on riittämätöntä
2. Sopimusten sisältämät hyödyt jäävät käyttämättä
3. Sopimusaineistojen tietoturva on matalalla tasolla

Monet tapaamamme talous- ja hallintojohdon ammattilaiset kertovat kaipaavansa parempaa kontrollia, ”kunhan muilta kiireiltä ehtisi asiaan tarttua”. Moni kaipaa tunnetta, että homma on hanskassa!

Kannustan yrityksiä kokeilukulttuuriin, eli jos sopimusasiat ovat rempallaan ja aikaa isoihin projekteihin ei ole, valitse yksi yrityksen osasto ja laita asiat kuntoon siellä – syö elefantti paloina. Tähän ei tarvita raskasta ja aikaa vievää it-projektia. Kokeilun pohjalta saatujen kokemusten myötä on helppo suunnitella seuraava sopivankokoinen askel ja edetä organisaation sopimusten haltuunotossa, samalla priorisoiden: minkä alueen sopimusten kuntoon laittamisesta saadaan yritykselle suurin hyöty?

Sopimusosaaminen koskee koko organisaatiota

Joensuun yliopistossa toteutettiin vuosina 2006-2008 mielenkiintoinen hanke, jossa selvitettiin sopimusosaamisen tilaa suomalaisessa liiketoiminnassa, erityisesti teollisuuden palveluliiketoiminnassa. Ansiokkaaseen loppuraporttiin voi tutustua täällä (pdf). Hankeraportti on varsin laaja ja poimin sieltä tähän kirjoitukseen muutaman asian.

Sopimusosaaminen liittyy kolmeen asiaan: sopimusten sisältöön, prosesseihin ja yhteistoimintaan.

Tutkimus määrittelee sopimusosaamisen kokonaisvaltaiseksi yhteistoiminnaksi – se ei ole pelkästään juristien erityisosaamista, vaikka tietysti sisällön osalta substanssiosaaminen löytyy juristilta.

Tutkimuksen mukaan hyvin hallittu ja toimiva sopimusosaaminen on koko organisaatiota koskeva asia. Näkisinkin, että erityisen hyvin tätä voitaisiin hyödyntää ketterissä pk-yrityksissä! Koska kyse ei vain sopimusten tekemisestä, vaan myös niiden onnistuneesta toteuttamisesta, on tärkeää, että sopimustieto on kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla. Tässä tarvitaan työkalujen lisäksi hyvää yhteistyötä organisaation eri toimintojen välillä. Se on helpompaa pk-yrityksessä.

Sopimusten toteuttamisesta on varsin mainiosti lausunut myös sopimusosaamisen asiantuntija, sopimusvalmentaja Helena Haapio, hän kuvaa toteuttamisen olevan tekniikan, talouden, juridiikan ja suoritusten yhteispeliä. Tällä alueella on vielä varsin paljon tehtävää, mutta muutostahtoa on onneksi ilmassa. Sopima kantaa kortensa kekoon mahdollistavan teknologian osalta, ja kumppanimme tuovat pöytään substanssiosaamisensa.