Pikatesti: Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta

August 3, 2011 by Leave a comment

Hyvin hallittu sopimuskanta on kuin hyvä setti työkaluja, kaikki helposti käsillä silloin kun on kaappi koottavana.

Elokuu tuntuu kesäloman jälkeen uudelta alulta. Energiaa on kerätty varastoon ja uusille ideoille on tilaa. Töihin palatessa moni meistä siivoaa työpöytänsä, taltuttaa pursuilevan inboxinsa ja laatii puuhakkaana työlistan.

Ehdotan, että lisäät työlistallesi uuden kohdan: sopimustenhallinnan tilan pikatesti. Teet sen helposti, kysy nämä viisi kysymystä itseltäsi ja/tai organisaatiosi vastuuhenkilöiltä:

  1. Ovatko kaikki päivittäisessä bisneksessämme tarvitsemamme sopimustiedot helposti sekä liiketoiminnan että hallinnon saatavilla? Toisin sanoen: joutuuko joku/jotkut käyttämään runsaasti aikaa mappien tai levynkulmien kaiveluun – ja sen jälkeen toimittamaan tiedon tarvitsevalle paperilla tai sähköpostilla? Joka luonnollisesti tarkoittaa myös sitä, että tieto ei edelleenkään ole helposti löydettävässä paikassa ja päivittäinen etsimiskierre jatkuu!
  2. Kun eteen tulee auditointi/Due Diligence, mikä on meillä tähän käytettävien resurssien määrä?
    Toisin sanoen: Käynnistyykö organisaatiossasi viikkojen tai jopa kuukausien  työläs rumba, jotta tarvittava tieto saadaan kasaan ja esityskuntoon. Auditointitilanne on usein melkoinen painajainen jos sopimustieto on siellä minne se on sattunut kulloinkin laskeutumaan.
  3. Olemmeko unohtaneet tärkeitä määräpäivämääriä? Toisin sanoen: unohduksista on seurannut oikeudenmenetyksiä ja tarpeettomia suuriakin lisäkustannuksia. Ja samalla osa sovituista hyödyistä on suurella todennäköisyydellä jäänyt kotiuttamatta.
  4. Olemmeko joutuneet pyytämään tiettyä sopimusta toiselta sopijaosapuolelta kun oma kopio on kateissa? Toisin sanoen: varsin nolostuttavaa ja riskaabeliakin toimintaa antaa vastapuolen huolehtia sopimuksen toteutumisesta.
  5. Miten sopimustieto ja -vastuut siirtyvät avainhenkilön lähtiessä talostamme?
    Toisin sanoen: jos vastuutietoja ei ole keskitetysti kerätty, edessä on aikamoinen urakka. Tärkeän tiedon menettämisen riskeistä puhumattakaan.

Alkoiko ahdistaa? Jos vastauksista yksikin on miinuksella, asiaa kannattaa tutkia lisää. Jos useampi kysymys kilahti ikävästi korvaan, niin kannattaa todellakin saman tien lisätä myös pieni ”sopimusremontti” työlistalle.

Hallinnassa oleva sopimuskanta ja saatavilla oleva sopimustieto vapauttaa aikaasi tuottavampaan työhön ja pitää samalla sopimusriskit alhaalla. Asialla on organisaation saamien hyötyjen lisäksi vahva ”personal ROI”.

Loistavaa alkanutta elokuuta kaikille!

–Riitta & koko Sopiman tiimi

PS. Eikä sopimusasioiden kuntoon laittaminen ole edes vaikeaa jos annat meidän auttaa :) Kokeile.

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish, Tietotyö Tagged with , , , , , , ,

Älä mokaa rahoituskierrostasi tai yrityksesi myyntiä

May 17, 2011 by 1 Comment

Jos organisaatiosi sopimukset eivät ole hallinnassasi voi Due Diligence -prosessi tuntua ylämäkeen kipuamiselta.

Yritysjärjestelytilanteen voi mokata oikein kunnolla. Olitpa sitten suunnittelemassa laajennusta nykyiseen liiketoimintaasi ja hakemassa siihen lisärahoitusta tai myymässä yritystä, tällaisessa tilanteessa tehdään aina Due Diligence -prosessi (DD). Due Diligence -prosessissa käydään tarkasti läpi yrityksen kaikki sopimukset ja sitoumukset.

Huonosti hoidettu Due Diligence -prosessi tai aikanaan huolimattomasti hoidettu sopimusten hallinta voi tulla todella kalliiksi. Ei pelkästään hukattuja, jo sinänsä arvokkaita, työtunteja juristeille ja rahoitusasiantuntijoille, vaan huonot sopimukset voivat myös vaikuttaa kauppahintaan. Kauppa tai rahoitus voi myös yllättäen kaatua, mikäli jotakin yllättävää löytyy.

Asiakkaamme kuvasi tätä prosessia sisäisesti termillä ”mappihelvetti”.  Toinen asiakkaamme totesi uutta yritystä perustaessaan, että tällä kertaa hän haluaa tehdä asiat alusta alkaen oikein. Ohjelmistoyrittäjien tilaisuudessa konkarit muistuttivat, että kysymys ei ole siitä tuleeko DD joku kaunis päivä eteen vai ei – vaan pikemminkin koska.

Due Diligence -valmiutta on itse asiassa erittäin yksinkertaista ylläpitää. Tässäpä kolmen kohdan lista, jolla pidät yllä jatkuvaa DD-valmiutta:

  1. Kuvaa Corporate Governance -materiaalin ylläpitoprosessi ja listaa vastuuhenkilöt.
  2. Kouluta vastuuhenkilöt ylläpitämään Corporate Governance -materiaalia.
  3. Tarkista neljännesvuosittain GC-materiaalin ylläpitoprosessi toimii.

Prosessia on mahdollista helpottaa huomattavasti modernein työvälinein. Yksi niistä on Sopima.

Marko

PS. Meillä on vielä muutama paikka vapaana aamiaistilaisuudessamme, jossa asiaa avataan tarkemmin.

Filed under Sopimustenhallinta, Suomeksi / Finnish, Yrittäminen Tagged with , , , , , ,

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.